Arweiniad i Rheolwyr

1. Rhagarweiniad
2. Beth yw straen yn gysylltiedig â gwaith?
3. Beth yw effeithiau straen?
4. Sut alla i ganfod straen mewn aelodau staff?
5. Sut ddylwn i leihau straen i’r eithaf?
6. Sut ydw i’n hyrwyddo amgylchedd gwaith heb fawr straen ynddo?
7. Sut ddylwn i reoli achosion o straen?
8. Beth os bydd aelod staff yn sâl o ganlyniad i'r straen?
9. Beth os bydd absenoldeb salwch yn gysylltiedig â straen?
10. Beth os nad oes unrhyw bosibilrwydd dychwelyd i swydd?
11. Pa gyfrifoldebau sydd gan aelodau staff o ran adnabod straen a’i ddileu?
12. Pa gefnogaeth sydd ar gael i’m helpu i reoli achosion unigol?
13. Pa ganllawiau eraill sydd ar gael?
14. Crynodeb o Weithrediadau


1. Rhagarweiniad


Mae Penaethiaid Colegau / Ysgolion / Adrannau yn gyfrifol am reoli straen yn y gwaith fel rhan o’u cyfrifoldeb cyffredinol dros reoli staff a thros iechyd, diogelwch a lles eu staff.


Mae’r canllawiau a ganlyn yn awgrymu ffyrdd a dulliau y gellir lleihau straen a rhoi cefnogaeth i staff sy’n dioddef oddi wrth broblemau iechyd yn gysylltiedig â straen. Bydd trefn reoli dda, lle mae staff yn cael y gefnogaeth a’r datblygiad priodol i’w galluogi i wneud eu gwaith, yn creu’r amgylchedd mwyaf effeithiol i leihau risg straen yn gysylltiedig â gwaith.


Mae’r rhan fwyaf o bobl yn dioddef straen rywbryd yn ystod eu bywydau, ac mae’n effeithio ar bobl mewn gwahanol ffyrdd. Mewn llawer o achosion nid gwaith yw'r achos sylfaenol, eto mae’n arwain at berfformiad gwael / absenoldeb neu drafferthion wrth ymwneud ag eraill yn y gwaith. Mae’n hanfodol, felly, bod gan reolwyr a staff beth dealltwriaeth o effeithiau ac achosion straen ar yr unigolyn a’r sefydliad, er mwyn cymryd camau i’w atal.


2. Beth yw straen yn gysylltiedig â gwaith?


Mae yna lawer diffiniad o straen. Mae’r Brifysgol yn defnyddio diffiniad y Gweithgor Iechyd a Diogelwch, fel a ganlyn:


Straen yw'r adwaith anffafriol a gaiff pobl o ganlyniad i ormod o bwysau neu fathau eraill o ofynion a osodir arnynt.


Mae’r diffiniad hwn yn gwahaniaethu rhwng effeithiau manteisiol pwysau a her resymol a straen yn gysylltiedig â gwaith a achosir gan ofynion neu bwysau y mae’r unigolyn yn teimlo na all ymdopi â hwy.


3. Beth yw effeithiau straen?


Nid yw straen yn gysylltiedig â gwaith yn salwch; fodd bynnag, os bydd yn para am gyfnod hir neu’n ddwys, gall arwain at salwch, e.e. pwysau gwaed uchel, cur pen, methu â chysgu, problemau stumog, pryder ac iselder. Gall straen arwain hefyd at ymddygiadau afiach, yn cynnwys bwyta’n wael a chamddefnyddio sylweddau.


Mae effeithiau straen yn gysylltiedig â’r gwaith i'r sefydliad yn cynnwys cynnydd mewn absenoldeb, morâl is, gostyngiad mewn perfformiad gwaith a mwy o fynd a dod ymysg staff.


4. Sut alla i ganfod straen mewn aelodau staff?


Gall nifer o symptomau fod yn arwydd bod aelod staff dan straen gormodol. Gall newidiadau mewn morâl, perfformiad salach yn y gwaith, llawer o absenoldeb salwch, cwynion am aflonyddu ac/neu staff yn gadael, fod yn arwyddion o straen yn y gweithle.


5. Sut ddylwn i leihau straen i’r eithaf?


Dylai rheolwyr ddefnyddio offer asesu straen y Brifysgol i edrych a all straen yn y gweithle fod yn cael effaith niweidiol ar staff. Os gwelir bod staff dan straen, bydd angen gweithredu strategaethau rheoli er mwyn lleihau’r risg. Dylai’r asesiad risg ymdrin â’r ffactorau achosi straen a nodwyd gan yr HSE dan y ffactorau diwylliant, gofynion swydd, rheolaeth, cysylltiadau, newid, swyddogaethau gwaith, cefnogaeth.


6. Sut ydw i’n hyrwyddo amgylchedd gwaith heb fawr straen ynddo?


Mae eich swydd yn allweddol i greu amgylchedd gwaith sy’n helpu i osgoi straen gormodol, drwy:


• Asesu’r amgylchedd gwaith i weld a oes elfennau achosi straen yno a gweithredu i reoli a lleihau’r peryglon i iechyd
• Dangos dealltwriaeth tuag at bobl sy’n cyfaddef eu bod dan ormod o bwysau
• Hwyluso cyfathrebu a chefnogaeth dda yn y tîm
• Sicrhau y paratoir staff yn ddigonol ar gyfer swyddogaethau a chyfrifoldebau newydd
• Annog eich rheolwyr i gael agwedd agored a chydymdeimladol ynghylch yr hyn mae staff yn ei ddweud wrthynt am bwysau eu gwaith
• Bod yn ymwybodol o arwyddion straen yn eich staff a gweithredu’n briodol – a disgwyl i’ch goruchwylwyr weithredu’r un fath
• Adolygu perfformiadau’n rheolaidd eich hun neu sicrhau bod goruchwylwyr yn gwneud hynny, gan arwain at lunio cynlluniau datblygu personol, anghenion hyfforddi a blaenoriaethau
• Dylid ymgynghori â chynrychiolwyr diogelwch ar unrhyw newidiadau i ddulliau gweithio a all achosi perygl o straen ymysg staff


7. Sut ddylwn i reoli achosion o straen?


Pa gamau bynnag a gymerir i leihau straen, mae’n anochel y gall rhai aelodau staff ddioddef oddi wrth ei effeithiau niweidiol. Yn yr achosion hyn, gall gweithredu buan ei gwneud yn bosibl lliniaru effeithiau difrifol drwy roi cefnogaeth i’r aelod staff ymdopi yn y gweithle.


Felly, os oes sail dros gredu bod aelod staff dan straen mawr, y sefyllfa ddelfrydol yw i’r aelod staff roi gwybod am hynny i’r rheolwr, fel y gellir eu trafod a gweld ffyrdd o ddatrys y broblem neu’r problemau.


Os yw aelod staff yn cael trafferth i drafod y materion hyn gyda’u rheolwr, gallant droi at ffynonellau cefnogaeth eraill sydd ar gael yn y Brifysgol, megis: Y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch, Adnoddau Dynol, Cynghorwyr ar Aflonyddu, Cynrychiolwyr Undebau ac/neu’r Gwasanaeth Cynghori, fel bo’n briodol.


Mae’n bosibl y gall y rheolwr a’r aelod staff gyda’i gilydd weithredu’r newidiadau sydd eu hangen. Dylid cytuno ar gynllun gweithredu i alluogi’r aelod staff i ymdopi â phwysau gwaith rhesymol; yna dylai eu perfformiad yn erbyn hyn gael ei fonitro, ei ddiwygio a’i adolygu’n fanwl fel bo’r angen, er mwyn gwella’r siawns o lwyddiant.


Dylid gofyn am gyngor a chefnogaeth yn fuan yn y broses gan yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol ac/neu Adnoddau Dynol; byddant hwy’n eich cefnogi, yn cynnwys ceisio cyngor gan wasanaethau cefnogi eraill (gweler isod).


Gall fod yn briodol adolygu’r asesiad risg er mwyn gweld beth yw’r achosion, boed yn gysylltiedig â gwaith neu’n bersonol, ac i gynorthwyo i reoli a datrys unrhyw faterion. Gall hyn gynnwys adnabod aelodau staff eraill yn y grŵp a all hefyd fod yn dioddef straen yn gysylltiedig â gwaith, fel y gellir rhoi cymorth iddynt hwythau hefyd.


Os achosir y straen gan faterion allanol neu bersonol, gall mesurau i leddfu’r sefyllfa gynnwys:


• adolygu ac, fel bo’n briodol, cytuno i amser o’r gwaith fel gwyliau a hynny’n fuan fel y gall yr aelod staff gael cyfle i ddatrys y sefyllfa
• annog yr aelod staff i fynd at yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol i gael cyngor neu annog yr aelod staff i fynd at y Gwasanaeth Cynghori Staff

Os yw’r straen yn gysylltiedig â gwaith mewn unrhyw ffordd, gall mesurau i leihau straen gynnwys:


• addasiadau i ddyletswyddau ac/neu eu lleihau
• darparu offer
• darparu datblygiad a hyfforddiant
• ceisio ateb i unrhyw fater rhyngbersonol sy’n effeithio ar yr aelod staff; gall hyn gynnwys cymodi ac/neu gyfeirio drwy Adnoddau Dynol at gyfryngwr hyfforddedig
• annog yr aelod staff i fynd at yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol:
• annog yr aelod staff i fynd at y Gwasanaeth Cynghori Staff


Beth bynnag fo achos y straen, dylai’r pwyslais fod ar atal yr aelod staff rhag mynd yn sâl o ganlyniad i straen yn y gweithle.


8. Beth os bydd aelod staff yn sâl o ganlyniad i'r straen?


Os dyna’r achos, p’un a yw’r aelod staff wedi bod yn absennol ai peidio, anogwch ef/hi i fynd at yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol i gael asesiad iechyd a chyngor. Mae ymyriadau cynnar yn debygol o atal absenoldeb. Dylech ystyried newid gwaith yr aelod staff dros dro, os yw’n bosibl, a symud y dyletswyddau neu’r cyswllt sy’n ymddangos fel pe baent yn achosi’r symptomau, nes ceir cyngor meddygol.


9. Beth os bydd absenoldeb salwch yn gysylltiedig â straen?


Bydd angen i’r cyfweliad dychwelyd i’r gwaith benderfynu a yw materion gwaith yn achos a all ddal i fod yno ac a allai achosi dirywiad drachefn yn iechyd yr aelod staff. Mewn achosion o’r fath, bydd cyfeirio at yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol yn galluogi cynnal asesiad effaith i weld pa gamau y gellir eu cymryd i reoli risg dioddef pellach oddi wrth straen.


• Mae angen i’r cyfweliad dychwelyd i’r gwaith hefyd gymryd i ystyriaeth unrhyw gyngor a roddwyd mewn datganiadau meddygol yn ymwneud â ffitrwydd i weithio. Os bydd angen cyngor meddygol ychwanegol, bydd yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol yn cael hwn gan arbenigwr mewn ysbyty neu Feddyg Iechyd Galwedigaethol.
• Yn ogystal, mae angen i chi asesu effaith y trefniadau hyn ar aelodau eraill o’r tîm, cydnabod y gwaith ychwanegol y maent hwy’n ei gyflawni a chadw golwg rhag iddynt hwy gael gormod o straen.

10. Beth os nad oes unrhyw bosibilrwydd dychwelyd i’r swydd?


Os bydd yn amhosibl i’r aelod staff ddychwelyd i’r swydd, mae angen ystyried atebion eraill posibl mewn ymgynghoriad â’r aelod staff a chyda mewnbwn gan yr Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol ac Adnoddau Dynol. Gall atebion posibl gynnwys newid dyletswyddau’r swydd yn barhaol neu adleoli'r aelod staff i swydd arall yn y Brifysgol.


Lle ni ellir cael ateb arall, gellir fel cam terfynol ddod â swydd yr aelod staff i ben ar y sail na all gyflawni ei gofynion.

11. Pa gyfrifoldebau sydd gan aelodau staff o ran adnabod straen a’i ddileu?

Mae gan eich staff gyfrifoldeb dros gynnal eu hiechyd a’u lles eu hunain. Trwy gydweithredu â phrosesau goruchwylio a gwerthuso a hyfforddi, dylai eu medrusrwydd a’u gallu i ymdopi â sefyllfaoedd gwaith gynyddu.


Yr un modd, wrth iddynt gymryd rhan yn y broses asesu risg dylai hynny helpu i greu amgylcheddau a dulliau gweithio iachach.


Pan maent yn teimlo na allant ymdopi, mae aelodau staff yn gyfrifol am drafod eu hangen am gefnogaeth â rhywun priodol, megis eu rheolwr, cydweithiwr neu gynrychiolydd undeb. Dylai staff sy’n dioddef oddi wrth effeithiau straen ddisgwyl i’w rheolwr a’u cydweithwyr roi cefnogaeth lawn iddynt i helpu i atal absenoldeb salwch neu eu cynorthwyo i ddychwelyd i’r gwaith ar ôl salwch.


Lle gwelir bod straen yn broblem sylfaenol, rhaid i aelodau staff wrando ar y cyngor ar roddir iddynt gan eu cynghorwyr meddygol a’r Ymarferwr Iechyd Galwedigaethol. Dylai aelodau staff gymryd rhan eu hunain mewn llunio strategaethau ymdopi a chynlluniau gweithredu ac yna wneud pob ymdrech i gadw atynt. Bydd tebygolrwydd llwyddiant yn cynyddu’n sylweddol os byddant yn teimlo perchenogaeth dros y cynlluniau.


12. Pa gefnogaeth sydd ar gael i’m helpu i reoli achosion unigol?


Fe’ch cynghorir i gysylltu ag Occupational Health Services ac / neu Adnoddau Dynol yn fuan.


13. Pa ganllawiau eraill sydd ar gael?


Mae cysylltiadau i ganllawiau a chefnogaeth ychwanegol ar gael ar y brif dudalen we ar straen.


14. Crynodeb o Weithrediadau


• Asesu’r amgylchedd gwaith i weld a oes elfennau achosi straen yno a gweithredu i reoli a lleihau’r peryglon i les staff
• Sicrhau cyfathrebu da ac amgylchedd cefnogol
• Sicrhau y paratoir staff yn ddigonol ar gyfer swyddogaethau a chyfrifoldebau newydd
• Cynnal adolygiadau datblygu perfformiad blynyddol yn rheolaidd
• Gwrando ar aelod staff sy’n dweud bod ganddo/ganddi broblem
• Adnabod rhwystrau a all atal aelod staff rhag dod i’r gwaith, a cheisio cael gwared arnynt
• Os bydd aelod staff i ffwrdd yn sâl, cysylltu â hwy a thrafod sut y gellwch roi cefnogaeth iddynt i ddod yn ôl i’r gwaith
• Gweithio gyda’r aelod staff i ganfod ateb.
• hyrwyddo dulliau rheoli effeithiol, yn cynnwys rhai’n ymdrin â phrosesau cynefino a chyfnod prawf, adolygu a datblygu staff, ymgynghori anffurfiol i grwpiau ac unigolion, polisi ‘drws agored' gan reolwyr llinell, cyfathrebu da drwy’r sefydliad cyfan;
• annog ymwybyddiaeth o straen a’i effaith negyddol ar iechyd a bodlonrwydd staff, perfformiad a chynhyrchiant;
• sicrhau bod holl staff yn cael disgrifiadau swydd sy’n nodi eu dyletswyddau, cyfrifoldebau, llinellau adrodd ac atebolrwydd yn glir, a’u bod yn cael eu hadolygu’n rheolaidd;
• sicrhau bod staff yn cael manteisio ar ddarpariaeth ddatblygu neu hyfforddi i ddatblygu sgiliau, ac yr ategir hynny gan werthusiadau rheolaidd;
• rhoi sylwadau cadarnhaol pan fo staff wedi gwneud yn dda, beirniadaeth adeiladol pan nad yw pethau wedi mynd mor dda a gwrando ar eu hymatebion;
• gadael i staff ddefnyddio eu sgiliau a’u profiad drwy gynyddu eu rheolaeth dros eu gwaith a’u cynnwys mewn gwneud penderfyniadau;
• gosod targedau a safonau gwaith sy’n realistig ond sy’n cynnwys elfen o her;
• bod yn ymwybodol o brosesau newid sy’n cael effaith ar staff, yn cynnwys effeithiau cyfrifiaduron ar eu gwaith; rhoi gwybodaeth gyson iddynt yn ystod newidiadau trefniadaethol;
• hybu a modelu’r ymddygiadau a argymhellir ym Mholisi’r Brifysgol ar Urddas yn y Gwaith ac wrth Astudio; rhoi sylw i wrthdaro’n ymwneud â gwaith, gwybod pryd i gyfeirio problemau at asiantaethau allanol;
• gochel rhag bwlio, aflonyddu ac ymddygiadau eraill a all effeithio ar iechyd a pheidio â’u goddef;
• helpu staff sicrhau cydbwysedd rhwng gwaith ac ymrwymiadau personol/teulu; helpu staff sydd ag anableddau;
• hyfforddi a chefnogi rheolwyr i wneud asesiadau risg;
• datblygu cynlluniau gweithredu i reoli problemau a nodwyd gan y broses asesu risg.