Polisi Gwrthdaro Buddiannau

1.         Rhagarweiniad

Mae Prifysgol Bangor o’r farn bod sefydlu cysylltiadau rhwng aelodau staff a chyrff allanol, megis adrannau llywodraeth, cwmnïau masnachol a diwydiant, nid yn unig er budd y cyhoedd ond hefyd o fantais i’r Brifysgol a’r unigolion dan sylw.  Mae’n bosib fodd bynnag y gall cysylltiadau o’r fath esgor ar wrthdaro buddiannau. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i’r egwyddor na ddylai gweithgareddau aelodau staff arwain at sefyllfaoedd lle mae gwrthdaro buddiannau’n codi neu lle ymddengys ei fod yn codi.

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu polisi’r Brifysgol mewn perthynas â gwrthdaro buddiannau posib ac mae’n darparu canllawiau ar gyfer aelodau staff i asesu a ydyw gwrthdaro buddiannau posib yn bodoli mewn perthynas â gweithgareddau arfaethedig.  Mae’n amlinellu hefyd y trefniadau ar gyfer datgelu unrhyw wrthdaro posib neu wirioneddol a ganfyddir. Felly, yn lle ceisio gwahardd yr holl weithgareddau a allai esgor ar wrthdaro buddiannau, mae’r Polisi hwn yn cynnig dull gweithredu triphlyg:

  • Datgelu bob amser;
  • Rheoli’r gwrthdaro lle bo hynny’n ymarferol;
  • Gwahardd y gweithgaredd lle bo angen i warchod budd unigolyn neu fudd y cyhoedd neu fuddiannau Prifysgol Bangor;

Mae’n ddyletswydd ar bob aelod staff i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol, canfyddedig neu bosib fel y diffinnir ef gan y Polisi hwn.   Gall methu â datgelu gwrthdaro buddiannau arwain at gamau disgyblu.

2.         Diffiniadau

At bwrpas y Polisi hwn, bydd y diffiniadau canlynol mewn grym:

2.1       Diffinnir “Gwrthdaro buddiannau” fel:

Gweithred neu sefyllfa, wirioneddol, bosib neu ganfyddedig a allai olygu bod ystyriaethau’n ymwneud ag elw personol, neu elw’r teulu agosaf, boed yn elw ariannol neu fel arall yn dylanwadu ar unigolyn.  Gall gwrthdaro fod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol.  Gall sefyllfaoedd o’r fath gynnwys y canlynol ond nid ydynt yn gyfyngedig iddynt:-

  • Swydd Cyfarwyddwr Gweithredol ac Anweithredol
  • Trwyddedu Eiddo Deallusol
  • Gweithgareddau a Gwaith Ymgynghori Allanol
  • Projectau Ymchwil
  • Buddiannau Ecwiti
  • Addysgu ac Asesu perthnasau agos (mae Polisi’r Brifysgol ar y Berthynas rhwng Staff a Myfyrwyr yn rhoi arweiniad pellach ar y mater hwn)
  • Cyflwyno cyrsiau/rhaglenni Datblygiad Proffesiynol Parhaus

Mae’r term yn cynnwys gwrthdaro dyletswyddau (lle, er enghraifft, mae dyletswydd unigolyn i’r Brifysgol yn gwrthdaro â dyletswyddau’r person hwnnw fel cyfarwyddwr cwmni deillio), hawliau, ymrwymiadau, buddiannau a gwrthdaro tebyg pa un ai fel unigolyn neu fel cynrychiolydd Prifysgol Bangor.  

2.2       Diffinnir “aelod staff” fel yr holl staff academaidd ( gan gynnwys staff er anrhydedd), academaidd-gysylltiedig, staff ar gontract cyfnod penodol a’r holl aelodau staff eraill gan gynnwys staff technegol, clerigol/ysgrifenyddol a gwaith llaw.

2.3       Mae “gwybodaeth gyfrinachol” yn cynnwys unrhyw wybodaeth, megis cofnodion meddygol, cofnodion adnoddau dynol, cofnodion myfyrwyr, cofnodion diogelwch, gwybodaeth busnes, eiddo deallusol, hawliau cronfa ddata, gwybodaeth am ddewis contractwyr/ isgontractwyr cyn cyhoeddiadau swyddogol, gwybodaeth ymchwil y mae angen ei chadw dan gyfyngiadau (yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i ganlyniadau ymchwil, tablau, graffiau, fformiwlâu, cyfarpar, trefn arbrawf, cod cyfrifiadurol, dyluniadau peirianneg, rhestr darnau a llyfrau nodiadau labordy). 

3.           Datganiadau

Yn ogystal â datgan unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol, canfyddedig neu bosib yn unol â’r Polisi hwn mae gofyn i unigolion sy’n dal y swyddi canlynol gyflwyno datganiad blynyddol o fuddiannau allanol:

  • Aelodau’r Cyngor
  • Aelodau'r Pwyllgor Gweithredu
  • Penaethiaid Colegau
  • Penaethiaid Ysgolion
  • Penaethiaid Sefydliadau Ymchwil ac Unedau Hunan-Gyllido
  • Penaethiaid Adrannau Canolog
  • Uwch Swyddogion Gweinyddol
  • Swyddogion y Brifysgol sy’n Gyfarwyddwr Cwmnïau sy’n gysylltiedig â’r Brifysgol
  • Aelodau uwch o’r staff academaidd

Cofnodir y datganiadau hyn ar Gofrestr, a gedwir gan Swyddfa Cynllunio & Llywodraethu, a fydd yn cynnwys enw pob unigolyn, yn ogystal â’r wybodaeth a ddarperir ar y ffurflen ddatgan.  Bydd y Gofrestr yn ddogfen gyhoeddus a arolygir yn rheolaidd gan archwilwyr a chan Wasanaeth Archwilio a Sicrhau Risg HEFCW. Dylid nodi y cedwir at ofynion Deddf Gwarchod Data 1998 mewn perthynas â’r holl wybodaeth bersonol a ddelir.  

Cynhwysir canllawiau’r Brifysgol ar Letygarwch Corfforaethol yn y Polisi hwn yn Atodiad 1.

Ym mhob achos cynghorir aelodau’r Cyngor a staff  i restru unrhyw fuddiannau personol, ariannol neu fanteisiol a allai - neu a allai pe baent yn hysbys i’r cyhoedd - gael eu gweld fel pe baent yn ymyrryd â chyfrifoldeb fel aelodau’r Cyngor neu staff i weithredu’n unig er lles gorau’r Brifysgol.  Fe’u cynghorir felly, i ystyried cofrestru buddiannau perthnasol gwybyddus gwŷr/gwragedd, partneriaid neu blant.  Cynghorir aelodau hefyd i ddatgelu unrhyw eiddo (boed yn rhydd-ddaliad neu ar brydles) sy’n ffinio ag unrhyw eiddo sy’n berchen i’r Brifysgol neu a ddefnyddir ganddi.   Cyfeirir y wybodaeth a ddelir ar y Gofrestr yn flynyddol at aelodau’r Cyngor a’r staff i’w diwygio, ond fe’u cynghorir, fodd bynnag, i roi gwybod i’r Pennaeth Cydymffurfio cyn gynted ag y bo modd am unrhyw newidiadau perthnasol yn eu hamgylchiadau y mae angen eu cofnodi ar y Gofrestr.    Yn ogystal â datganiadau a wneir o dro i dro o dan delerau’r Polisi hwn caiff cofnodion eu diweddaru’n rheolaidd a bydd gofyn i aelodau staff ddarparu gwybodaeth wedi ei diweddaru yn ôl y gofyn.  Mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl hefyd i fonitro ac archwilio cydymffurfiad â’r Polisi hwn ar hap.

Cynhelir archwiliad blynyddol o’r gofrestr, a hwylusir gan yr aelod staff yn Swyddfa Cynllunio & Llywodraethu sy’n gyfrifol am y polisi hwn.    

Atodiad 1: Rheoli Gwrthdaro

Atodiad 2: Canllawiau ar Letygarwch Corfforaethol