1. Diben
Darparu proses glir, gyson ac amserol o ran ymdrin ag anghydfodau ynghylch llety a godir gan fyfyrwyr, staff, neu drydydd partïon. Mae'r weithdrefn hon yn sicrhau ystyriaeth deg, cyfathrebu tryloyw, a chofnod cywir o'r cyswllt cychwynnol hyd at y diwedd.
2. Cwmpas
Mae'r weithdrefn hon yn berthnasol i bob anghydfod sy'n ymwneud â llety, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:
- Pryderon contractol
- Materion sy’n ymwneud â dyrannu ystafelloedd
- Ffioedd neu gostau
- Cynnal a Chadw a thrwsio
- Anghydfodau ymddygiad
- Cwynion sŵn/ymddygiad
- Anghydfodau rhwng preswylwyr
3. Dulliau Cyswllt a Dderbynnir
Rhaid codi pob anghydfod drwy un o'r sianeli canlynol:
| Dull Cysylltu | Derbyniwyd Ar Gyfer | Nodiadau |
| E-bost (ffefrir) | Pob math o anghydfod | Yn sicrhau cofnod ysgrifenedig. |
| Apwyntiad yn y cnawd | Achosion cymhleth neu sensitif | Rhaid cofnodi'r crynodeb yn y system a chadarnhau'r manylion dros e-bost. |
| Ffôn | Materion brys yn unig | Rhaid i staff ysgrifennu nodyn achos ffurfiol a chadarnhau manylion dros e-bost. |
Rhaid ailgyfeirio sianeli heb eu cymeradwyo (e.e., negeseuon uniongyrchol ar y cyfryngau cymdeithasol) i ddull cymeradwy.
4. Derbyniad Cychwynnol a Chofnodi
4.1 O fewn 1 diwrnod gwaith:
- Cydnabod derbyniad dros e-bost.
- Creu achos yn y system gofnodi gymeradwy (e.e., taenlen gwynion Teams).
- Neilltuo rhif cyfeirnod achos unigryw.
- Categoreiddio’r anghydfod (e.e., "contract," "ffioedd," "ymddygiad," "atgyweirio," "dyraniad").
4.2 Rhaid i gofnod yr achos gynnwys y canlynol:
- Dyddiad/amser y derbyniwyd yr anghydfod
- Enw’r myfyriwr, ID, rhif ystafell
- Crynodeb o'r anghydfod
- Tystiolaeth ategol a ddarparwyd
- Yr aelod staff a neilltuwyd
- Sgôr risg/brys (isel/canolig/uchel)
5. Safonau Amser Ymateb
| Categori Anghydfod | Amser Ymateb Targed (Gweithred Gyntaf) |
| Brys (iechyd a diogelwch) | O fewn 24 awr |
| Safonol (dyraniadau, ffioedd, cwynion sŵn, materion gweithdrefnol contractol) | O fewn 3 diwrnod gwaith |
| Cymhleth (cynnal ymchwiliadau, cynnwys trydydd parti ac ati) | O fewn 5 diwrnod gwaith |
Os oes angen mwy o amser, rhaid hysbysu'r myfyriwr am yr amserlen ddiwygiedig.
6. Asesiad Achos
Dylai'r aelod staff a neilltuwyd wneud y canlynol:
- Adolygu'r holl dystiolaeth a gyflwynwyd.
- Gofyn am wybodaeth ychwanegol os oes angen.
- Gwirio contract meddiannaeth/trwydded meddiannu'r myfyriwr a'r polisïau perthnasol.
- Ymgynghori ag adrannau eraill os oes angen (e.e., Cyllid, Ystadau, adran Cefnogi Myfyrwyr).
- Dogfennu’r holl gamau a phwyntiau penderfyniad yng nghofnod yr achos.
7. Cyfathrebu â’r Myfyrwyr
7.1 Cadarnhau'r Camau Gweithredu Arfaethedig
O fewn yr amserlen ymateb, rhaid i staff wneud y canlynol:
- Manylu ar y camau a gymerir
- Darparu amserlenni dangosol
- Egluro pa dystiolaeth neu gydweithrediad sydd ei angen gan y myfyriwr
- Gofyn am gadarnhad bod y myfyriwr yn deall y camau nesaf
7.2 Dull Cyfathrebu
- Mae e-bost yn orfodol er mwyn cadarnhau penderfyniadau neu gamau gweithredu arfaethedig.
- Rhaid crynhoi trafodaethau dros y ffôn neu yn y cnawd mewn e-bost dilynol.
8. Y Broses Ymchwilio
Yn dibynnu ar natur yr anghydfod, gall yr ymchwiliad gynnwys y canlynol:
- Adolygu cytundebau tenantiaeth a gohebiaeth
- Cyfweld â phartïon dan sylw
- Archwilio ystafelloedd neu gyfleusterau
- Cadw mewn cyswllt â gweithwyr chynnal a chadw neu gontractwyr
- Adolygu teledu cylch cyfyng (os caniateir o dan y polisi)
- Ymgynghori ar bolisïau'r Brifysgol
Rhaid cofnodi pob canfyddiad yn ffeil yr achos.
9. Penderfyniad a Datrysiad
Ar ôl casglu digon o wybodaeth:
Rhaid i staff ddarparu'r canlynol i'r myfyriwr:
- Y canlyniad a'r rhesymeg
- Unrhyw ddatrysiadau neu gamau gweithredu (ad-daliadau, atgyweiriadau, symud ystafell, rhybuddion, ac ati)
- Amser cwblhau disgwyliedig
- Sut i apelio neu uwchgyfeirio’r mater os nad yw’r myfyriwr yn fodlon
Rhaid cyhoeddi penderfyniadau yn ysgrifenedig.
10. Cau Achos
Gellir cau achos pan fydd y canlynol yn berthnasol:
- Mae'r camau gweithredu wedi'u cwblhau
- Mae'r myfyriwr wedi cael gwybod
- Mae'r holl dystiolaeth, negeseuon e-bost a nodiadau wedi cael eu huwchlwytho
- Mae'r canlyniad wedi'i gofnodi'n glir
Rhaid i'r e-bost cau gynnwys y canlynol:
- Crynodeb o'r mater
- Camau gweithredu a gymerwyd
- Cadarnhad o gau’r achos
- Llwybrau uwchgyfeirio (e.e., Rheolwr Gwasanaethau Llety, Gweithdrefn Gwyno'r Brifysgol)
11. Llwybr Uwchgyfeirio
Os yw'r myfyriwr yn anfodlon:
- Cam 1: Rheolwr Gwasanaethau Llety
- Cam 2: Cyfarwyddwr Bywyd Myfyrwyr
- Cam 3: Gweithdrefn Gwyno'r Brifysgol
- Cam 4: Ombwdsmon Allanol Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol (os yn berthnasol)
Rhaid cofnodi pob uwchgyfeiriad.
12. Monitro ac Adrodd
Bydd y Gwasanaethau Llety’n gwneud y canlynol:
- Cynnal cofnod canolog o anghydfodau
- Adrodd yn chwarterol ar swmp, mathau a chanlyniadau
- Nodi tueddiadau neu anghenion hyfforddi
- Adolygu a diweddaru'r weithdrefn yn flynyddol