Polisi a Strategaeth Catalogio

Archifau a Chasgliadau Arbennig

Polisi a Strategaeth Catalogio (ar gyfer casgliadau archifol)

1. Cynnwys

Gwelediaeth a Chenhadaeth

Y Polisi

1. Rhagarweiniad  
2. Amcanion
3. Staffio
4. Cyllid
5. Safonau catalogio / Disgrifiadau aml-lefel
6. Mynediad at gatalogau
7. Diogelwch
8. Archives Hub

Strategaeth

10. Rhagarweiniad  
11. Cynllun Gweithredu
12. Blaenoriaethau catalogio

Rheoli Dogfennau 

Dyddiad adolygu: Ionawr 2029

1. Gwelediaeth a Chenhadaeth 

   Gwelediaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cael eu cydnabod fel un o’r archifau profysgol gorau yng Nghymru, trwy gefnogi ymchwil, addysgu a dysgu, cymeryd rhan mewn mentrau cydweithredol a darparu amgylchedd gynhwysol ar gyfer ymchwilwyr.  
   Cenhadaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw casglu, gofalu a darparu mynediad I'r casgliadau unigryw sydd gan y Brifysgol.  

   Nod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw gwneud cyfraniad allweddol tuag at wella rhagoriaeth ymchwil, profiadau dysgu, profiad myfyrwyr ac amgylchedd dwyieithog – y pedair colofn strategol sy’n sail i strategaeth y Brifysgol.

2. Rhagarweiniad  

Diffinnir catalogio fel y broses o greu disgrifiadau aml-lefel sy'n cyfleu cyd-destun a chynnwys archifau ac yn hyrwyddo mynediad atynt.

Mae'r polisi hwn yn ymwneud â chreu gwybodaeth ddisgrifiadol am archifau sydd yng ngofal Prifysgol Bangor.

3. Amcanion

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn sicrhau bod casgliadau archifol a gyflwynwyd i Brifysgol Bangor yn cael eu catalogio, eu mynegeio a'u pecynnu i'r safonau archifol uchaf a luniwyd gan y Cyngor Archifau Rhyngwladol, y Cyngor Cenedlaethol ar Archifau a'r ARA.  

Ein nod yw galluogi i holl aelodau'r cyhoedd gael gwybodaeth am y casgliadau trwy gatalog ar-lein CALM, catalogau papur copi caled (sydd ar gael yn yr ystafell ddarllen) a thrwy adnoddau ar-lein eraill fel Archives Hub a chatalog Llyfrgell PB (ALMA).

Byddwn yn sicrhau bod y casgliadau'n cael eu catalogio yn unol â blaenoriaethau a safonau catalogio penodol.

Bydd Prifysgol Bangor hefyd yn creu strategaeth gatalogio i ddiffinio sut i weithredu'r polisi hwn.

4. Staffio

Fel rheol, dylai gwaith catalogio gael ei wneud gan staff proffesiynol sydd wedi'u hyfforddi mewn disgrifio archifau a chloriannu archifau ac sy'n gyfarwydd â rheolau catalogio mewnol.

Gall rhai mathau o waith catalogio gael eu gwneud naill ai gan staff eraill neu gan wirfoddolwyr ac interniaethau dan gyfarwyddyd gweithiwr proffesiynol cymwys.  

Bydd yr holl staff a gwirfoddolwyr/interniaethau yn derbyn hyfforddiant penodol i gyflawni'r dasg.  

5. Cyllid

Gall Prifysgol Bangor geisio cyllid allanol ar gyfer catalogio o bryd i'w gilydd.

6. Safonau catalogio / Disgrifiadau aml-lefel

• Pennir cynnwys disgrifiadau aml-lefel gan y rheolau yn ISAD (G) v2.
• Defnyddir Canllawiau Catalogio GLAM, fersiwn 2, Mawrth 2013 wrth gatalogio casgliadau llenyddol.
• Mae'r Canllawiau Catalogio Archifau a Chasgliadau Arbennig (ar gyfer Casgliadau Archifol) yn diffinio safonau mewnol a safonau cyflwyno ar gyfer catalogau.

• Ymgynghorir â “Guide to Calm Cataloguing” ac “Export to the Archives Hub”, 25 Mai 2021 wrth gatalogio’n uniongyrchol ar CALM neu wrth fewnbwnio catalogau hanesyddol.

   

Cynhyrchir catalogau yn unol â’r canllawiau hyn (mae copiau ohonynt ar gael yn y “Llawlyfr Staff” yn y swyddfa.

Mae'r nifer lleiaf o elfennau a ystyrir yn hanfodol ar gyfer cyfnewid gwybodaeth ddisgrifiadol yn rhyngwladol fel a ganlyn:

• Cyfeirnod
• Teitl
• Crëwr
• Dyddiad
• Maint yr uned a ddisgrifir
• Lefel y disgrifiad
• Iaith
• Côd Gwald
• Côd Archifdy

7. Mynediad at gatalogau

• Bydd cofnodion a ddaw i law yn cael eu catalogio cyn gynted ag y bydd adnoddau ar gael.
• Bydd yr holl gatalogau sydd newydd eu creu ar gael ar-lein.
• Bydd catalogau caled neu gopïau papur hefyd ar gael yn yr ystafell chwilio. Bydd y rhoddwr neu'r adneuwr hefyd yn derbyn copi o'r catalog.
• Byddwn yn ymdrechu i fewnbynnu'r holl gatalogau hanesyddol/papur presennol i gronfa ddata CALM.
• Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen catalogio rhan neu adrannau o gasgliad mawr a'i ddarparu cyn y bydd y casgliad cyflawn wedi cael ei gatalogio.  Mae cyflawni gwaith catalogio yn y modd tameidiog hwn yn galluogi'r gwasanaeth i roi mynediad at archifau y mae galw mawr amdanynt.

8. Diogelwch

• Gwneir copi wrth gefn o weinydd CALM bob nos.  

• Mae catalogau papur wedi cael eu microffilmio gan y National Inventory of Documentary Sources in the UK and Ireland, 2000-2003.

   

9. Archives Hub

• Rhaid i unrhyw newidiadau sy’n cael eu gwneud ar CALM hefyd gael eu gwneud ar yr Archives Hub er mwyn sicrhau cysondeb ar draws y llwyfannau o safbwynt disgrifiadau archifol.

   

STRATEGAETH GATALOGIO

10. Rhagarweiniad  

Pwrpas y ddogfen hon yw sefydlu strategaeth glir ar gyfer catalogio deunydd archifol yn y dyfodol.

Mae catalogio yn un o gyfrifoldebau allweddol Archifau a Chasgliadau Arbennig ac mae'n bwysig ymdrin â'r gwaith hwn mewn ffordd strategol a threfnus.  Mae cynyddu nifer y cofnodion sydd wedi'u catalogio a darparu gwybodaeth newydd a chyfoethocach am ein deunyddiau yn ganolog i ddarparu mynediad ehangach a gwell at y casgliadau sydd dan ein gofal. Mae catalogio yn fodd i ddarparu cofnod cyfredol o'r casgliadau a gedwir yn yr Archifau ac, os nad yw'r cofnodion yn cael eu diweddaru, yna mae'n amlwg y ceir darlun anghyflawn o'r deunyddiau sydd ar gael ac y llesteirir mynediad atynt.  

11. Cynllun Gweithredu

• Derbynebu pob casgliad o fewn 4-8 wythnos ar ôl iddo ddod dan ofal Prifysgol Bangor a thrwy hynny sefydlu rheolaeth ddeallusol a ffisegol drosto ar unwaith.  (Gweler Archifau a Chasgliadau Arbennig - Gweithdrefnau Derbyn a Chofnodi Deunyddiau)
• Defnyddio CALM
• Defnyddio Archives Hub
• Cynnal rhestr o flaenoriaethau catalogio, yn seiliedig ar y canllawiau isod
• Darparu hyfforddiant mewnol i staff mewn safonau catalogio
• Monitro safonau proffesiynol cyfredol ac yn y dyfodol
• Cyflogi archifwyr cwbl gymwys i ymgymryd â phrojectau catalogio lle bo hynny'n bosibl
• Catalogio'r holl ddeunydd sy'n mynd i mewn i'r Archifau i lefel casgliad o fewn 2 flynedd. (Dylai disgrifiad o gasgliad ymhob catalog gynnwys: cyfeiriad at lefel y catalogio a ddefnyddir (wedi'i gofnodi yn elfen ISAD (G) v2 “Lefel y disgrifiad”) a throsolwg o drefniant y casgliad (wedi'i gofnodi yn elfen ISAD(G) v2 “System trefnu”)

• Bydd yr amser mwyaf y disgwylir iddo fynd heibio rhwng derbyn archif,  cofnodi ei derbyn, a chwblhau catalog, yn amrywio o gasgliad i gasgliad. Byddwn yn ymdrechu i sicrhau nad yw'n hwy na 15 mlynedd.

   

12. Blaenoriaethau catalogio

Mae angen asesu blaenoriaethau catalogio yn barhaus.

Ystyrir yr egwyddorion canlynol wrth asesu blaenoriaethau catalogio pob casgliad newydd:

• Y galw am y casgliad
• Maint y casgliad
• Unrhyw gyfnodau cau ar y casgliad
• Unrhyw gymhorthion darganfod sydd ar gael eisoes, e.e. rhestrau cynnwys bocsys / stocrestrau
• Dyfnder y disgrifiad sy'n ofynnol
• Yr amser y byddai'n ei gymryd i gwblhau catalog llawn o'r casgliad
• Lefel a dyfnder y catalogio sy'n briodol i'r casgliadau
• Unrhyw arolygon a wnaed o'r casgliadau, e.e. Catalog Cymru
• Y posibilrwydd o gael cyllid allanol

Mewn rhai achosion (e.e. archif o bwys gyda llawer o wybodaeth gyd-destunol gysylltiedig) bydd yn ddymunol ac yn bosibl catalogio i lefel eitemau unigol.  Mewn achosion eraill (e.e. casgliadau mawr, cymhleth) bydd yn fwy priodol, neu ddim ond yn bosib, catalogio  i lefel cyfres neu ffeil. Efallai mai dim ond rhestrau o focsys rhai casgliadau fydd ar gael am gyfnodau sylweddol, yn dibynnu ar eu blaenoriaeth.  

Mae gwybodaeth staff o'r casgliadau archifol ac o anghenion defnyddwyr yn hollbwysig wrth asesu blaenoriaethau catalogio.