Ysgrifennu llythyrau clir
Y dyddiad
Cyfarch y darllenydd
Penawdau
Atalnodi
Diweddu
Manylion cysylltu
Pwysleisio geiriau
Gwybodaeth gywir
Llythyrau Enghreifftiol: Byd Gwaith
Llythyrau Enghreifftiol: Cwyno
Mae tair rhan i bron pob llythyr: dechrau, canol a diwedd. Mae’n well dechrau’n syml iawn: ‘Diolch am eich llythyr 27 Awst’ neu ‘Rwy’n ysgrifennu i ofyn am ...’. Peidiwch â defnyddio ymadroddion fel ‘Ymhellach i’ch llythyr...’ neu ‘Cydnabyddaf dderbyn eich llythyr dyddiedig ...’. Cadwch at iaith syml bob-dydd er mwyn cyfleu’r neges yn glir heb ddefnyddio ymadroddion ffurfiol a diangen.
Canol eich llythyr yw’r pwyntiau, yr atebion, y cwestiynau neu’r wybodaeth rydych chi am eu trosglwyddo. Trefnwch nhw’n ofalus. Os yw’r llythyr yn hir, efallai y byddai’n syniad defnyddio is-benawdau i rannu’r wybodaeth. Cadwch eich brawddegau’n fyr (dim mwy na tua 25 gair) a’ch paragraffau’n fyr (tua thair neu bedair brawddeg ym mhob un).
Byddwch yn gryno. Rhowch y wybodaeth bwysig a dim byd arall, ond cofiwch gynnwys y wybodaeth bwysig i gyd.
Does dim rhaid i chi grynhoi’r wybodaeth ar y diwedd. Gallwch chi orffen yn syml iawn trwy ddweud rhywbeth fel ‘Gobeithio fy mod wedi ateb eich cwestiynau i gyd’, ‘Diolch i chi am eich help’ neu ‘Mae croeso i chi fy ffonio os ydych chi am gael rhagor o wybodaeth.’
Dyma rai canllawiau eraill y gallwch chi eu dilyn wrth ysgrifennu’ch llythyrau.
Ysgrifennwch ddyddiadau’n llawn: 5 Ionawr 2003. (Nid oes angen rhoi eg, fed, ain ar ôl y rhif: 5 ed o Ionawr 2003 neu 27 ain o Fehefin 2006.)
Os ydych chi’n adnabod y darllenydd yn dda ac yn ei alw wrth ei enw cyntaf, defnyddiwch ‘Annwyl Meirion’. Fel arall, defnyddiwch ‘Annwyl Mr Morus’, ‘Annwyl Miss Efans’. Os ydych chi’n ysgrifennu at ferch ac rydych chi’n ansicr beth yw ei theitl, defnyddiwch ‘Annwyl Ms Efans. Os nad ydych chi’n gwybod enw’r sawl a fydd yn darllen y llythyr, defnyddiwch ‘Annwyl Syr’ ‘Annwyl Fadam’ neu ‘Annwyl Syr neu Madam’.
Does dim rhaid i chi ddefnyddio pennawd o flaen prif ran y llythyr. Ond os ydych chi’n defnyddio penawdau defnyddiwch lythrennau bach (gyda phrif lythyren ar y dechrau) a phrint trwm. Peidiwch â defnyddio ‘ynglŷn â’, ‘ynghylch’, ‘yng. â’ na ‘parthed’. Er enghraifft:
Annwyl Mr Edwards
Gwasanaethau bysiau ym Mhen-y-bryn
Nid oes angen defnyddio comas:
- ar ddiwedd pob un o linellau’r cyfeiriad;
- ar ôl y cyfarchiad (Annwyl Meirion);
- ar ôl y cyfarchiad olaf (Yn gywir).
Peidiwch â defnyddio atalnodau llawn yn enwau pobl (Mr M D Morus) nac mewn acronymau (AS/AC, TGAU). Defnyddiwch eiriau llawn yn lle byrfoddau: hynny yw, nid h.y.; er enghraifft, nid e.e. Defnyddiwch ‘ac ati’ yn lle ayyb neu ayb neu a.y.b.
Os ydych chi wedi defnyddio enw’r darllenydd ar ddechrau’r llythyr, gallwch chi ddefnyddio ‘Yn gywir’ ar y diwedd.
Fel arall, defnyddiwch ‘Yr eiddoch yn gywir’.
Cofiwch roi eich manylion cysylltu yn gywir ac yn llawn. Rhowch eich cyfeiriad post cywir ar ddechrau’r llythyr gan gynnwys eich rhif ffôn rhag ofn y bydd y darllenydd am eich ffonio chi.
Os ydych chi am bwysleisio rhywbeth, defnyddiwch brint trwm. Peidiwch â defnyddio prif lythrennau gan eu bod nhw’n gallu bod yn anoddach eu darllen.
Mae’n werth darllen eich llythyr yn ofalus cyn ei anfon. Ydych chi wedi:
- rhoi’r wybodaeth angenrheidiol i gyd;
- ateb yr holl gwestiynau roedd gofyn i chi eu hateb;
- ysgrifennu mewn ffordd gwrtais a chyfeillgar;
- creu llythyr cryno a chlir?