Cyflwyniad i Reoli Perfformiad

Beth yw Rheoli Perfformiad?

Mae rheoli perfformiad yn broses barhaus gyda’r bwriad o sicrhau bod aelod staff yn cyfrannu’n effeithiol at nodau ac amcanion y tîm ac wrth wneud hynny’n cyfrannu at gyflawni amcanion strategol cyffredinol y brifysgol.

Pam Rheoli Perfformiad?

Mae’n bwysig rheoli perfformiad yn effeithiol fel bod staff yn:

  • Deall yn glir yr hyn a ddisgwylir ganddynt yn eu gwaith.
  • Deall sut mae eu swydd yn cyfrannu at sicrhau bod y brifysgol yn cyflawni ei nodau cyffredinol.
  • Cael sylwadau clir ar gynnydd o ran cyflawni amcanion.

Hefyd, er mwyn gwella perfformiad unigolion a pherfformiad y tîm dylech fel rheolwr:

  • Rhoi cyfle i staff gyfrannu syniadau a phenderfyniadau sy’n effeithio ar y tîm.
  • Sicrhau bod gan staff y sgiliau a’r wybodaeth i gyflawni eu cyfrifoldebau’n effeithiol.
  • Symbylu staff trwy gydnabod perfformiad a chyflawniad da.
Ymdrin â phryderon sy’n effeithio ar eu heffeithiolrwydd cyn gynted ag y bo modd.

Rheoli Perfformiad yn ei Gyd-destun

Mae’r diagram isod yn amlinellu’r gwahanol elfennau o reoli perfformiad ym Mangor ac mae’n dangos y dylai perfformiad fod yn broses barhaus o ddatblygu a gwella trwy osod nodau, gweithredu ac adolygu.

Mae’n amlwg bod Strategaeth y Brifysgol (Adeiladu ar Lwyddiant 2015–20) yn bwysig gan ei bod yn nodi amcanion y brifysgol yn y prif feysydd strategol a’r elfennau sy’n cefnogi’r strategaethau hyn. Yn seiliedig ar strategaeth y brifysgol, caiff strategaethau a chynlluniau gweithredu manylach eu datblygu ar lefel coleg ac adrannau sy’n effeithio ar waith ac amcanion staff unigol ym Mangor. Yna caiff y rhain eu hatgyfnerthu a’u hadolygu yn yr ymgynefino, cyfnod prawf, adborth a’r adolygiad datblygu perfformiad.

Rheoli nid Bwlio

Mae rheolwyr yn aml yn poeni y bydd staff yn eu cyhuddo o fwlio oherwydd eu hymdrechion i reoli perfformiad staff. Yn y cyd-destun hwn mae’n bwysig bod yn ymwybodol o’r diffiniad o fwlio. Ym mholisi’r Brifysgol ar Urddas yn y Gwaith, diffinnir bwlio fel:

  • brawychu seicolegol, bychanu, beirniadaeth ormodol a/neu afresymol neu ganfod beiau ar unrhyw gydweithiwr neu gyfoed, atal cynnydd unigolyn trwy ei (h)atal yn fwriadol rhag cael dyrchafiad neu gyfleoedd i hyfforddi;
  • dynodi baich gwaith a chyfrifoldebau’n annheg, neu bennu amcanion neu dargedau afresymol yn y gwaith, cael eu trin yn llai ffafriol na chydweithwyr eraill, beirniadaeth ddi-sail a chyson;
  • honni sefyllfa o ragoriaeth ddeallusol mewn modd ymosodol, difrïol neu dramgwyddus, boed ar lafar neu ar bapur, yn gyhoeddus neu’n breifat.

I’r gwrthwyneb, mae rheoli da yn golygu bod yn glir ac yn ddiamwys ynglŷn â pherfformiad gyda chi fel rheolwr yn egluro’r hyn sydd angen ei wneud. Dylech wrando ar sylwadau staff hyd yn oed os ydych yn teimlo na allwch weithredu arnynt a dylech ddisgwyl bod staff yn bodloni disgwyliadau rhesymol i wneud eu gwaith. Mae staff yn gwybod lle maent yn sefyll gyda rheolwyr da. Efallai nad yw staff yn hoffi’r hyn sy’n digwydd; ond maent yn deall pam ei fod yn digwydd. Mae’r arweinlyfr hwn yn amlinellu’r gwahanol gamau dylech eu dilyn wrth ddelio â materion perfformiad. Os caiff hyn ei wneud mewn modd sensitif, yn glir, yn gyson a rhagweithiol yna ni ddylech boeni ynghylch cael ei weld fel bwlio.

Mae Polisi Urddas yn y Gwaith ac Wrth Astudio’r Brifysgol yn berthnasol i’r mater hwn a dylech fod yn ymwybodol ohono wrth reoli staff. Ewch i’r dudalen nesaf i gael cyswllt i’r polisi hwn.

Sut gall Adnoddau Dynol helpu?

Gall Adnoddau Dynol helpu i gefnogi eich materion rheoli perfformiad mewn amrywiaeth o ffyrdd ac yn dibynnu ar yr amgylchiadau gall staff AD: gynghori, gyfryngu, awgrymu y gall staff elwa o gael anogaeth, hyfforddiant neu ofyn i iechyd galwedigaethol am gefnogaeth.

Mae swyddogion Adnoddau Dynol yn cymryd cyfrifoldeb unigol am rai colegau academaidd ac adrannau canolog ac felly dylech sicrhau eich bod yn gwybod pwy yw eich cyswllt. Pan fydd problemau’n ymwneud â pherfformiad yn codi, mae AD yn argymell y dylid ymdrin â nhw mor gyflym ag y bo modd. Mae amseru yn hollbwysig a dylech anelu at roi sylw i broblemau:

  • Cyn i ddigwyddiadau droi i fod yn batrymau o ymddygiad neu ddigwyddiadau.
  • Cyn i broblemau bach fynd yn broblemau mawr.

Mae croeso i chi gysylltu ag adran AD os ydych yn bryderus am broblem yn ymwneud â pherfformiad ac os hoffech drafod unrhyw broblemau sydd gennych. Bydd swyddogion AD yn gallu eich cynghori am y ffordd orau o weithredu a all fod yn un o’r opsiynau canlynol neu’n gymysgedd o opsiynau. Gallant gynnwys:

  • Cyngor ynglŷn â sut i godi problemau’n ymwneud â pherfformiad gyda’ch staff a’u trafod.
  • Gellir cynnig hyfforddiant i fynd i’r afael â phroblemau’n ymwneud â pherfformiad fel modd o gynnig cyfle i siarad a lle i ganolbwyntio ar ganfod ateb i ddatrys y problemau. Neu efallai y teimlwch byddai’r aelod staff yn elwa o weithio gyda hyfforddwr ar sail un i un i ganfod ffyrdd o roi sylw i’r problemau sy’n arwain at berfformiad anfoddhaol.
  • Mynd i unrhyw weithdai perthnasol yn y brifysgol i wella sgiliau a gwybodaeth.
  • Ymchwilio i’r posibilrwydd o gyfryngu (lle bo dau aelod o staff yn gysylltiedig â’r broblem).
  • Dechrau dilyn un o drefniadau adnoddau dynol perthnasol y brifysgol.
  • Cyfeirio at yr Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol lle gall fod problemau iechyd a lles sydd eisoes yn bodoli a all fod yn achosi’r tanberfformiad.

Cydraddoldeb ac Urddas yn y Gwaith

Mae gwerth craidd sy’n sail i Strategaeth y brifysgol yn cynnwys darparu amgylchedd diogel, croesawgar a chynhwysol i fyfyrwyr a staff. Mae Polisi Cydraddoldeb y Brifysgol yn integreiddio egwyddorion triniaeth gyfartal a hyrwyddo amrywiaeth ym mhob agwedd ar fywyd y Brifysgol o ddydd i ddydd ac mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddarparu amgylchedd cadarnhaol lle caiff staff eu trin gydag urddas, parch a chwrteisi.

O ran eich rôl fel rheolwr perfformiad mae hyn yn golygu y dylech sicrhau diwylliant gweithio cadarnhaol hynny yw, eich bod yn trin staff yn deg, cyfathrebu’n effeithiol a helpu eich staff i wella eu perfformiad lle bo angen.

O ran eich rôl fel rheolwr, os ydych yn cael cwyn ynglŷn â bwlio ac aflonyddu peidiwch ag anwybyddu cwyn oherwydd, er enghraifft, eich bod yn meddwl bod yr aelod staff yn bod yn or sensitif. Mae gan bawb yr hawl i benderfynu pa ymddygiad sy’n dderbyniol iddyn nhw ac mae ganddynt yr hawl i’w teimladau gael eu parchu gan eraill. Dylech ymdrin â’r problemau hyn cyn gynted ag y gallwch i atal unrhyw ymddygiad negyddol gan unigolion rhag parhau.

Yn anaml iawn y bydd sefyllfaoedd fel hyn yn syml. Felly fel rheolwr dylech sicrhau eich bod yn gyfarwydd â Pholisi’r Brifysgol ar Urddas yn y Gwaith ac Wrth Astudio.