Sicrhau perfformiad effeithiol – gwneud pethau’n iawn o’r dechrau

Mae’r deuddeg mis cyntaf mewn swydd yn bwysig iawn o ran perfformiad gan mai dyma pryd y caiff disgwyliadau eu hegluro ac yn aml rhoddir adborth am berfformiad gennych chi fel rheolwr. Felly mae’n hanfodol sicrhau bod staff yn deall yn glir beth yw’r safonau perfformiad a ddisgwylir o’r dechrau. Mae hyn yn cynnwys recriwtio, cynefino ac y rhoddir adborth effeithiol trwy gydol y cyfnod prawf. Mae nifer o broblemau perfformiad yn codi os nad ymdrinnir â nhw ar ddechrau’r swydd a gall rheolwyr ei gweld hi’n anodd wedyn codi materion y dylid fod wedi eu trafod yn ystod y cyfnod prawf.

Egluro’r swyddogaeth adeg recriwtio

Mae’n bwysig sicrhau bod unrhyw ddarpar aelod o staff yn deall disgwyliadau’r swydd o’r dechrau ac felly gellir amlinellu’r disgwyliadau hyn yn glir yn y swydd ddisgrifiad a’r fanyleb fel y gall darpar aelodau ddeall amcan y swydd a’r ymddygiad a’r sgiliau disgwyliedig.

Cynefino

Mae’n bwysig eich bod chi fel rheolwyr yn sicrhau eich bod rheoli perfformiad yn iawn o’r dechrau. Mae angen i chi nodi’r hyn yr ydych chi, fel rheolwyr, yn ei ddisgwyl oddi wrth eich staff yn ystod eu cyfnod cynefino. Rhai pwyntiau i’w cofio:

  • Byddwch yn glir ynglŷn â’ch disgwyliadau; gwnewch yn siŵr eu bod yn realistig, yn berthnasol ac yn gyraeddadwy i’r aelod staff.
  • Gosod nodau i’r aelodau staff fel eu bod yn teimlo eu bod yn cyflawni rhywbeth ar ddechrau’r swydd.
  • Cynnal cyfarfodydd rheolaidd i sicrhau bod eu perfformiad ar y llwybr iawn ac yn cyd-fynd â’r hyn a ddisgwylir ganddynt.

Cyfnod Prawf

O ran ymarfer gorau fel rheolwr dylech drafod a chytuno ar nodau perfformiad gyda’ch staff ar ddechrau eu cyflogaeth. Yn ystod y cyfnod cynefino a’r cyfnod prawf bydd angen i chi sicrhau bod yr aelod staff newydd yn:

  • Deall yn glir y disgwyliadau am y swydd a’r cyfrifoldebau – mae hyn yn cynnwys unrhyw ofynion cytundebol y swydd fel cael cymhwyster dysgu/achrediad.
  • Ymwybodol o unrhyw hyfforddiant y dylent eu gwneud i’w cynorthwyo yn eu swydd newydd.
  • Ymgyfarwyddo â pholisïau a threfniadau’r brifysgol.
  • dangos medrusrwydd cynyddol yn y swydd.
  • datblygu perthynas waith effeithiol gyda chydweithwyr.

Cofio ystyried hyd y cyfnod prawf a gosod amcanion yn unol â hynny. Mae’n hanfodol neilltuo cyfarfodydd un i un a rhoi cefnogaeth ychwanegol os oes angen.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â pherfformiad yn ystod y cyfnod prawf dylid eu codi cyn gynted ag y bo modd gyda’r aelod staff. Gallwch edrych ar yr achos sylfaenol a gweithredu’n briodol i’w helpu i wella eu perfformiad. Os na fydd eu perfformiad yn gwella mae’n rhaid i chi weithredu oherwydd efallai bydd angen terfynu cyflogaeth yr unigolyn cyn diwedd y cyfnod prawf. Fodd bynnag, dyma’r dewis olaf a rhaid gweithredu’n glir i gefnogi a hyfforddi staff i gyrraedd y lefelau perfformiad disgwyliedig. Yn y sefyllfaoedd hyn cysylltwch ag AD i gael rhagor o arweiniad.

Os na fydd unrhyw broblemau ac mae’r aelod staff wedi cyrraedd yr amcanion cytunedig, gallwch gadarnhau eu bod wedi cwblhau eu cyfnod prawf yn llwyddiannus. Hefyd, cofiwch ei bod yn ymarfer da i gydnabod y cyfraniad a’r cynnydd a wnaed gan staff yn ystod eu cyfnod prawf ar ffurflen cyfnod prawf y brifysgol.

Unwaith bo’r cyfnod prawf wedi’i gwblhau gallwch barhau i reoli eu perfformiad trwy brosesau eraill, yn cynnwys adborth ffurfiol ac anffurfiol trwy’r Adolygiad Datblygu Perfformiad.

Scenarios a chamau gweithredu posibl – Cyfnod Prawf

Scenario Ystyriaethau anffurfiol i reolwyr Camau i’w cymryd ar unwaith Ystyriaethau
Perfformiad gwael
  • A oedd y cynefino a’r hyfforddiant cychwynnol yn ddigonol?
  • A yw’r aelod staff newydd yn ffitio i mewn gyda gweddill y tîm?
  • A yw’r aelod staff yn gwneud y gwaith y cafodd ei gyflogi/ei chyflogi i’w wneud?

Cynnal cyfarfod anffurfiol gyda’r aelod staff i adolygu cynnydd yn erbyn amcanion ac ysgrifennu cynllun gweithredu a dyddiadau adolygu rheolaidd?
Dod o hyd i ffyrdd i gynnwys staff yn y tîm newydd e.e. adeiladu tîm.
Adolygu eu swydd ddisgrifiad a sicrhau eu bod yn ymgymryd â’r swydd y cawsant eu penodi iddi.

  • Os oes anawsterau tu allan i’r gwaith – ystyriwch pa gefnogaeth, addasiadau dros dro y gellid eu gwneud a chytuno ar gynllun i symud ymlaen, dylid cadarnhau hyn mewn e-bost.

Cyfnod prawf staff cefnogi yw 6 mis. Mae cyfnod prawf swyddi proffesiynol, rheolaethol ac academaidd yn 3 blynedd.

O ran cyfnod prawf, rhaid cymryd camau i ddelio â pherfformiad yn gyflym gyda thrywydd archwilio a rhaid bod yr aelod staff yn cael gwybod efallai na chaiff ei gadarnhau yn y swydd hyd nes bod safonau boddhaol wedi eu cyrraedd.

Mewn amgylchiadau lle mae perfformiad yn gwella, dylai rheolwyr gysylltu ag AD i sicrhau y dilynir y trefniadau cywir os bydd angen adolygu anghenion cyflogaeth ymhellach ac efallai dod â nhw i ben.

Absenoldebau rheolaidd A oes unrhyw faterion personol a all effeithio ar bresenoldeb a pherfformiad?

Trafodwch yr absenoldebau i weld a oes unrhyw resymau sylfaenol am yr absenoldeb a’u cyfeirio at wasanaethau cefnogi perthnasol.
Os yw’r absenoldebau heb eglurhad rhaid pwysleisio polisi’r brifysgol yn y maes hwn.

  • Ni roddwyd rhesymau, tynnu sylw at yr oriau gwaith disgwyliedig a monitro hyn dros gyfnod cytunedig