Polisi Gwrthdaro Buddiannau
Atodiad 1: Rheoli Gwrthdaro
Nid yw’n bosib rhoi diffiniad cynhwysfawr o amgylchiadau sydd o reidrwydd yn esgor ar wrthdaro buddiannau. Mewn unrhyw sefyllfa lle mae’r aelod staff yn ansicr a ydyw trefniant penodol yn briodol, dylai ofyn am gyngor gan Bennaeth ei Ysgol/Adran a all gyfeirio’r mater at Bwyllgor Moeseg y Brifysgol.
Y prawf cyffredinol yw y gellid cyfiawnhau’r cysylltiadau a wneir a’r gweithredoedd a ganiateir, yn llwyddiannus i aelod amheus o’r cyhoedd.
1. Enghreifftiau Cyffredinol
Yn aml bydd aelodau staff yn ymgymryd â swyddogaethau lluosog (er enghraifft, fel aelodau o staff Prifysgol Bangor, aelodau o’r gymuned, ac/neu Gyfarwyddwyr, budd-ddeiliaid neu ymgynghorwyr mewn cwmni deillio. Gall cyflawni swyddogaethau lluosog o’r fath greu (neu ymddangos fel pe bai’n creu) gwrthdaro ag ymrwymiadau sylfaenol yr aelod i Brifysgol Bangor a’i ymlyniad wrthi.
Dylid nodi bod Deddf Cwmnïau 2006 wedi cyflwyno elfen newydd i ddyletswyddau cyfarwyddwyr trwy gyfrwng adran 175(1). Dywed fod yn rhaid i gyfarwyddwr osgoi sefyllfa lle mae ganddo ef/hi neu y gall fod ganddo ef/hi fuddiant uniongyrchol neu anuniongyrchol sy’n gwrthdaro neu a allai wrthdaro â buddiannau’r cwmni.
Mae rhai enghreifftiau cyffredinol yn cynnwys:
[a] Defnyddio cyfleusterau ymchwil neu weinyddol y Brifysgol i wneud gweithgareddau busnes, masnachol neu ymgynghorol personol;
[b] Ceisio cyfyngu ar hawliau sy’n llywodraethu ar amseriad a chynnwys cyhoeddiadau mewn amgylchiadau a gymeradwyir yn briodol gan y Brifysgol i warchod preifatrwydd, gwybodaeth fasnachol-sensitif a dyfeisiadau addas ar gyfer patent;
[c] Ymwneud â gweithgareddau a gyllidir yn allanol a allai amharu ar hawliau myfyriwr i gwblhau gradd y mae ef neu hi wedi cofrestru ar ei chyfer ac/neu gyhoeddi’n rhydd neu geisio amddiffyniad patent ar gyfer ei ganfyddiadau (ac eithrio yn yr amgylchiadau y cyfeirir atynt yn [b] uchod);
[d] Dal buddiant ariannol mewn menter allanol sy’n cyflawni gweithgareddau sy’n perthyn yn agos i ddyletswyddau unigolyn yn y Brifysgol. Ymysg yr enghreifftiau y mae ymgynghoriaethau, gwasanaethu am dâl ar fwrdd cyfarwyddwyr neu fwrdd ymgynghorol neu ecwiti a ddelir mewn menter neu incwm breindal ohoni. Nid yw’r rhain o reidrwydd yn golygu gwrthdaro buddiannau ond gallant roi’r argraff o wrthdaro felly dylid eu datgan;
[e] Ymwneud, ar ran cwmni, â gosod neu negodi contract gyda’r Brifysgol neu ymwneud ag ymchwil neu ryw weithgaredd arall y gall y contract ei gynnwys;
[f] Dibyniaeth ar gwmni penodol ar gyfer cyllid ymchwil, i’r graddau y gall olygu bod y cwmni’n dylanwadu, naill ai’n ffurfiol neu’n anffurfiol ar gyfeiriad yr ymchwil neu ledaeniad y canfyddiadau;
[g] Cais gan aelodau o’r teulu neu ffrindiau am swydd yn y Brifysgol neu mewn cwmni cysylltiedig, lle mae aelod o’r Cyngor neu staff mewn sefyllfa i ddylanwadu ar y penodiad
[h] Derbyn rhoddion neu letygarwch gan gwmni neu sefydliad y mae gan y Brifysgol berthynas busnes ag ef;
2. Enghreifftiau Penodol
Mae’r canlynol yn cynnwys nifer o amgylchiadau penodol a all arwain at wrthdaro buddiannau.
2.1 Penodiadau Allanol
Cyfeirir isod at swyddi cyfarwyddwyr a phenodiadau eraill y tu allan i Brifysgol Bangor fel “Penodiadau Allanol”. Yn ddiweddarach yn yr Atodiad hwn disgrifir rhai cyfyngiadau mewn perthynas â derbyn Penodiadau Allanol, a chyfyngiadau ar ymwneud aelod o staff Prifysgol Bangor â gweithgareddau lle maent yn dal Penodiad Allanol.
Pryd bynnag y bydd aelod staff yn derbyn swydd neu benodiad allanol, gall gwrthdaro buddiannau posib godi.
Er enghraifft:
- Mae gan Gyfarwyddwr cwmni (h.y. aelod o’r Bwrdd Cyfarwyddwyr) ddyletswyddau ymddiriedol i’r cwmni (e.e. i weithredu er lles gorau’r cwmni) a all, fel rhan o’r gyfraith, fynd y tu hwnt i ddyletswyddau aelod cyffredin o staff neu ymgynghorwr.
- Gall penodiadau eraill, megis ymddiriedolwyr elusen neu ymddiriedolaeth arall, neu aelodaeth o rai pwyllgorau allanol, esgor ar ddyletswyddau eraill. Gall y dyletswyddau hyn godi heb fod unrhyw gontract ffurfiol yn ei le.
- Lle mae aelod staff yn Gyfarwyddwr cwmni sy’n noddi ymchwil ym Mhrifysgol Bangor, gall ei ddyletswyddau cyfreithiol fel Cyfarwyddwr wrthdaro â’i ddyletswyddau fel aelod o staff Prifysgol Bangor, p’un a ydyw’r aelod staff yn derbyn tâl am ei wasanaeth ai peidio.
2.2 Onestrwydd mewn ymchwil
[a] Egwyddorion
Dylai aelodau o staff y brifysgol gynnal y safonau uchaf o onestrwydd gwyddonol wrth wneud ymchwil. Dylid lledaenu canlyniadau bob amser mewn ffordd wrthrychol ac amserol. Mae lledaenu’n cynnwys cyhoeddi mewn cyfnodolyn neu lyfr, gwybodaeth ar y we, cyflwyniadau mewn cynadleddau neu unrhyw fath arall o gyfathrebu.
[b] Sefyllfaoedd posib
Gall gwrthdaro buddiannau godi mewn nifer o sefyllfaoedd, er enghraifft:
- Mae gan yr ymchwilydd fuddiant ariannol (gweler pwynt 2.4. isod) yn y cwmni sy’n noddi’r ymchwil, a chaiff hyn ei waethygu os bydd canlyniad yr ymchwil yn effeithio ar fuddiant ariannol yr ymchwilydd.
- Mae’r ymchwilydd yn ddyfeisiwr patentau y gall canlyniad yr ymchwil effeithio ar eu gwerth.
- Mae’r ymchwilydd yn dal swydd mewn cwmni (e.e. fel Cyfarwyddwr) a all ddymuno cyfyngu ar ganfyddiadau ymchwil anffurfiol (neu eu rheoli fel arall) am resymau masnachol
- Rhaid dibynnu i raddau helaeth ar hunan-reoleiddio i ddiogelu onestrwydd ymchwil. Y brif ffordd o annog ymddygiad priodol yw trwy hyrwyddo a chynnal hinsawdd sy’n gyson â safonau moesegol uchel. Y ffactor sylfaenol o reidrwydd mewn sicrhau ansawdd ymchwil ac ymarfer ymchwil yw onestrwydd yr ymchwilydd unigol.
Ond lle mae buddiannau ymchwilydd yn gwrthdaro, neu lle ymddengys eu bod yn gwrthdaro (er enghraifft am fod ganddo ef neu hi Fuddiant Ariannol mewn noddwr ymchwil) fe all nad yw onestrwydd wrth gynllunio, cynnal ac adrodd yr ymchwil yn ddigonol i ddiogelu’r ymchwilydd a’r Brifysgol rhag amheuaeth a niwed i’w henw da o ganlyniad. Mewn achosion o’r fath, rhaid i ymchwilwyr gymryd camau arbennig i’w gosod eu hunain y tu hwnt i amheuaeth.
[c] Rheolaeth
Lle mae unrhyw aelod staff yn wynebu gwrthdaro buddiannau ym maes ymchwil:
- Cyn i’r project ymchwil gael ei dderbyn (h.y. cyn cytuno ar drefniadau’r contract) dylid datgelu’r mater a gofyn am gymeradwyaeth Bennaeth yr Ysgol a all gyfeirio’r mater at Bwyllgor Moeseg y Brifysgol. Dylai’r datgeliad fod ar ffurf memorandwm ysgrifenedig sy’n datgan natur yr ymchwil, y staff a’r myfyrwyr a fydd yn gwneud yr ymchwil a’r gwrthdaro posib a’r dull a gynigir ar gyfer rheoli’r gwrthdaro.
- Ymatal rhag chwarae unrhyw ran beth bynnag y bo mewn negodi telerau ariannol y contract ymchwil, naill ai fel asiant y Brifysgol neu fel noddwr.
- Ar adeg cyflwyno cyhoeddiad i gyfnodolyn, cydymffurfio ag unrhyw bolisi gwrthdaro buddiannau sydd gan y cyfnodolyn perthnasol.
Gwneud datgeliad o fath tebyg wrth gyhoeddi mewn unrhyw ffurf.
Dylid rheoli neu osgoi gwrthdaro o’r math hwn mewn nifer o ffyrdd:
- Trwy wrthod y cyfle i wneud yr ymchwil, ac yn lle hynny drefnu i’r gwaith gael ei wneud gan ymchwilydd annibynnol, naill ai yn y Brifysgol neu yn rhywle arall;
- Trwy benodi cyd-ymchwilydd sydd yn rheoli’r gwaith o gynllunio a dadansoddi’r ymchwil, a’i chanlyniadau, neu bwyllgor goruchwylio.
2.3 Dysgu a goruchwylio myfyrwyr ymchwil
Er bod y canllawiau canlynol yn cyfeirio at fyfyrwyr ymchwil, mae llawer o’r un pwyntiau’n berthnasol hefyd i aelodau iau o’r staff academaidd a chynorthwywyr ymchwil.
Egwyddorion
Rhaid i aelodau staff gymryd gofal wrth ddewis myfyrwyr ymchwil mewn amgylchiadau lle mae’r myfyriwr yn derbyn cefnogaeth gan (h.y. yn cael ei noddi gan) gwmni y mae gan y goruchwyliwr academaidd arfaethedig fuddiant ariannol ynddo. Rhaid cymryd gofal hefyd i sicrhau nad yw buddiannau ariannol goruchwyliwr yn dylanwadu ar ddewis myfyriwr o broject ymchwil a chyfeiriad yr ymchwil honno, ac nad yw’n ymddangos felly. Gall gwrthdaro buddiannau godi hefyd mewn perthynas â chanlyniad project ymchwil lle mae’r ymchwil yn gysylltiedig â gweithgareddau cwmni y mae gan y goruchwyliwr fuddiant ariannol ynddo. Mae sefyllfaoedd o’r fath yn anodd iawn eu monitro ac mae’r goruchwyliwr a’r Brifysgol fel ei gilydd yn agored i honiadau bod ymchwil y myfyriwr (a chyngor a roddir ar faterion eraill e.e. Eiddo Deallusol) wedi ei gyfeirio mewn ffordd nad oedd er lles gorau’r myfyriwr.
Gwrthdaro a rheoli gwrthdaro
Un dull posib o reoli gwrthdaro mewn amgylchiadau o’r fath yw canfod aelod arall o’r staff academaidd nad oes ganddo fuddiant ariannol i weithredu fel goruchwyliwr y myfyrwyr. Mewn achosion o’r fath ni ddylai’r unigolyn sy’n wynebu gwrthdaro buddiannau ymwneud â’r project ac eithrio trwy’r aelod staff arall. Serch hynny mae’r Brifysgol yn cydnabod ei bod er lles myfyriwr i gael ei oruchwylio gan yr aelod o’r staff academaidd sydd yn meddu ar yr arbenigedd perthnasol mwyaf, ac y gall hyn, mewn ychydig iawn o amgylchiadau, ei gwneud yn ofynnol i fyfyriwr gael ei oruchwylio gan aelod staff sydd â buddiant ariannol yn y sefydliad sy’n noddi. Mewn amgylchiadau felly rhaid ceisio cymeradwyaeth Pennaeth y Coleg. Lle rhoddir y cyfryw gymeradwyaeth rhaid gosod rhai amodau:
[i] Cyn cychwyn ar broject ymchwil rhaid rhoi i’r myfyriwr ddisgrifiad eglur o’r canlynol:
- Ffynhonnell y nawdd ar gyfer yr ymchwil sydd ar y gweill, ac
- Unrhyw fuddiant ariannol sydd gan y goruchwyliwr mewn noddwr ; ac
- Unrhyw gyfyngiadau y gallai’r noddwr eu gosod ar gyfathrebu’r data’n wyddonol, ac
- Unrhyw hawliau a all fod gan y noddwr i unrhyw eiddo deallusol a gynhyrchir yn ystod y project.
[ii] Ni ddylai’r ail oruchwyliwr fod ag unrhyw gysylltiad â’r cwmni sy’n noddi nac unrhyw fuddiant ynddo (pa un ai trwy Gyfranddaliadau neu Ffioedd Ymgynghori).
Mae’n digwydd yn fwyfwy bod myfyrwyr eu hunain yn dechrau busnesau tra eu bod yn y brifysgol. Ni ddylai unrhyw aelod staff sydd mewn sefyllfa i farnu ansawdd gwaith myfyriwr neu werthuso’r myfyriwr mewn unrhyw ffordd gymryd unrhyw Fudd-ddaliad Ariannol na dal Swydd Ffurfiol mewn menter o’r fath sydd yn eiddo neu sydd o dan ofal neu reolaeth y myfyriwr, tra bo’r myfyriwr wedi ei gofrestru ym Mhrifysgol Bangor. Ystyr Budd-ddaliad Ariannol yw ecwiti, dewis neu unrhyw ffurf ar fuddiant mewn mentrau o’r fath. Ystyr Swydd Ffurfiol yw bod yn aelod o’r Bwrdd Cyfarwyddwyr, gweithredu fel ymgynghorydd neu weithiwr neu reolwr y fenter am dâl.
2.4 Buddiant ariannol
Egwyddorion
Mae gan staff Prifysgol Bangor gyfrifoldeb i barchu a hyrwyddo buddiant ariannol y Brifysgol. Lle bo’n bosib, dylent sicrhau bod y Brifysgol yn derbyn buddion ariannol priodol:
- O ddarpariaeth gwasanaethau ymchwil gan gynnwys ymgynghoriaeth a gwasanaethau eraill a gynhelir trwy’r Brifysgol;
- O ddefnyddio neu fasnacheiddio ei heidio deallusol;
- O ddefnyddio adnoddau ac asedion eraill, gan gynnwys offer, staff technegol, cyfleusterau, a
Dylent wneud defnydd cyfrifol o’i hadnoddau ariannol mewn perthynas â phrynu nwyddau fel y nodir yn Rheoliadau Ariannol y Brifysgol.
Diffiniad
[a] Mae “Buddiant Ariannol” yn cynnwys yr eitemau canlynol a dderbynnir neu a ddelir gan aelod staff:-
- Rhanddaliadau, opsiynau mewn cyfranddaliadau, gwarantau a buddiannau gwarantau ( y cyfeirir atynt oll isod fel “cyfranddaliadau”) mewn cwmni;
- Taliadau am wasanaeth e.e. ffioedd ymgynghori, ffioedd cyfarwyddwyr, cyflog a honoraria neu daliadau ac eithrio mewn arian ( y cyfeirir atynt oll isod fel “ffioedd ymgynghori”) ac;
- Taliadau mewn perthynas ag eiddo deallusol, gan gynnwys ffioedd trwydded, breindaliadau a threfniadau rhannu refeniw, ac eithrio’r taliadau hynny a wneir o dan gynllun rhannu breindaliadau Prifysgol Bangor.
Mae rhai trothwyon isafswm yn berthnasol i’r diffiniad o Fuddiannau Ariannol:
[b] Lle mae buddiant ariannol ar ffurf cyfranddaliadau, fe’i trinnir fel pe bai wedi ei eithrio o’r diffiniad o Fuddiannau Ariannol lle cyflawnir pob un o’r amodau canlynol:
- Delir y cyfranddaliadau mewn cwmni a restrir ar y gyfnewidfa stoc;
- Nid oes perthynas na chysylltiad, amlwg neu ymhlyg, rhwng prynu’r cyfranddaliadau ac unrhyw ymchwil a wneir i’r cwmni hwnnw;
[c] Lle mae buddiant ariannol ar ffurf ffioedd ymgynghori, fe’i trinnir fel pe bai wedi ei eithrio o’r diffiniad os cyflawnir y ddau amod canlynol:
- Gellir dangos yn rhesymol nad yw talu unrhyw ffi yn gysylltiedig â dyfarnu’r berthynas arfaethedig rhwng Prifysgol Bangor a’r cwmni (e.e. contract ymchwil neu efrydiaeth noddedig fel y crybwyllir ef yn Atodiad 1 isod) nac yn dibynnu arno.
Rheolaeth
Gall perthynas â sefydliad arall e.e. fel rhanddeiliad cwmni deillio, greu cyfrifoldebau ariannol sy’n gwrthdaro â chyfrifoldebau ariannol aelod staff tuag at y Brifysgol.
Dylid rheoli’r cyfryw wrthdaro posib mewn nifer o ffyrdd, gan gynnwys:
- ceisio caniatâd ffurfiol gan Bennaeth y Coleg/Adran, gan ddisgrifio natur y berthynas arfaethedig. Os yw Pennaeth y Coleg/Adran yn credu bod modd rheoli’r gwrthdaro a grëir gan y trefniadau arfaethedig ac na fydd y defnydd o unrhyw adnodd yn y Brifysgol yn gwrthdaro â blaenoriaethau academaidd, gallant gymeradwyo’r trefniant yn ysgrifenedig. Os yw Pennaeth y Coleg/Adran yn amau bod gwrthdaro, gall gyfeirio’r mater at Bwyllgor Moeseg y Brifysgol. Os rhoddir cymeradwyaeth o’r fath, naill ai gan y Pwyllgor neu gan Bennaeth y Coleg/adran, yna ffurfiolir y trefniant a gellir codi ffi briodol am ddefnyddio’r adnodd.
- Contractau gyda chyrff allanol, gan gynnwys eu telerau ariannol, yn cael eu negodi gan yr adran ganolog briodol (e.e. Swyddfa Gyllid) heb i’r gweithiwr chwarae unrhyw ran o gwbl yn y cyfryw drafodaethau;
- Datgelu (os oes angen mewn modd cyfrinachol) a cheisio ildiad trwy Borth Arloesi Bangor mewn perthynas â’r holl ddyfeisiadau neu Eiddo Deallusol arall a gynhyrchir gan yr unigolyn fel rhan o (er enghraifft) ymgynghoriaeth breifat.
- Lle mae aelodau o staff y Brifysgol yn darparu gwasanaethau ymgynghori, trwy gynnal yr ymgynghoriaeth honno trwy’r brifysgol. Gwelir gweld arweiniad pellach ar ymgynghori ym Mholisi Ymgynghori’r Brifysgol.
- Lle mae nwyddau neu wasanaethau i’w prynu gan fusnes y mae gan weithiwr unrhyw Fuddiant Ariannol ynddo, yna dylid datgan y cyfryw fuddiant i’r Cyfarwyddwr Cyllid.
2.5 Gwrthdaro ymrwymiadau/teyrngarwch
Egwyddorion
Mae ymrwymiad ac ymlyniad sylfaenol aelodau o staff y brifysgol yn ddyledus i’r Brifysgol. Mae aelodaeth o Bwyllgorau, Byrddau, Grwpiau Ymgynghori etc (Penodiadau Allanol) yn golygu ymrwymiad (ac weithiau dyletswydd statudol) i weithredu er lles gorau’r corff allanol. Gall y dyletswyddau hyn orgyffwrdd â’r dyletswyddau a’r ymrwymiadau hynny fel aelodau o staff y Brifysgol. Lle ceir Penodiad Allanol, neu lle caniateir ef o dan y Polisi Ymgynghori neu fel arall gan y Brifysgol, nid yw hyn yn esgusodi’r aelod staff rhag sicrhau ei fod ef neu hi’n parhau i roi eu hymrwymiad a’u hymlyniad sylfaenol i’r Brifysgol.
Rheolaeth
Gwelir y rheolau ynghylch derbyn penodiadau allanol a chyflawni gwaith anacademaidd, gan gynnwys cyfyngiadau ar faint o amser y gellir ei dreulio ar weithgareddau o’r fath, yn y Polisi Ymgynghori. Dylid amserlennu ymrwymiadau i gyrff allanol yn y fath ffordd fel nad ydynt yn arwain at aildrefnu sylweddol ar ddarlithoedd, tiwtorialau neu ddyletswyddau goruchwylio neu reoli eraill.
Lle mae aelod o staff y Brifysgol yn ymwneud â sefydlu cwmni newydd gall ef neu hi gael ei ddenu i neilltuo mwy o amser iddo nag sy’n gyson â’r dyletswyddau i’r Brifysgol. Gellir lleihau’r risg hwn trwy sicrhau bod pobl briodol yn cael eu cyflogi gan y cwmni i reoli a chyfarwyddo ei weithgareddau busnes a gwyddonol, gyda swyddogaeth yr aelod o staff y Brifysgol yn cael ei chyfyngu i ymgynghori. Neu efallai gall yr aelod o staff y Brifysgol drefnu absenoldeb heb dâl o’r Brifysgol am gyfnod o amser fel y gall ymroi’n llawn amser i’r cwmni.
Mewn amgylchiadau eithriadol gall fod yn dderbyniol i’r Brifysgol i ganiatau i staff academaidd neilltuo cryn dipyn o amser i benodiad allanol, er enghraifft, lle gellir dangos bod absenoldeb o’r fath yn un tymor byr, nad yw’n tarfu ar ddyletswyddau eraill yr aelod staff a’i fod o fudd amlwg i’r Brifysgol. Ceir rhagor o arweiniad ar sut y dylai Penaethiaid Ysgolion/Adrannau ddelio ag achosion o’r fath ym Mholisi Ymgynghori’r Brifysgol.