Hysbysiad Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) ar Gasglu Manylion gan Fyfyrwyr

Arolygon Myfyrwyr a’r Rhai Sydd Newydd Adael

Efallai y caiff eich manylion cyswllt eu rhannu â chontracwyr arolygon ar gyfer dibenion Yr Arolwg Cenedlaethol o Fyfyrwyr ac arolygon o gyllid myfyrwyr, a hynny ar ran y cyrff a nodir isod dan bennawd Diben 1. Dim ond at y defnydd hwn y bydd y cyrff hyn a’u contractwyr yn defnyddio eich manylion, cyn eu dileu. Oddeutu chwe mis wedi i chi raddio, byddwn yn cysylltu â chi ac yn gofyn i chi lenwi holiadur ‘Destination of Leavers from HE’ yr Higher Education Statistics Agency (HESA). Ni fyddwn yn rhannu’ch manylion cyswllt â HESA. Efallai y cewch eich cynnwys mewn arolwg hydredol o’r rhai hynny sydd wedi gadael AU, a hynny, o bosib, rai blynyddoedd wedi i chi raddio. Os felly, mi wnawn ni rannu eich manylion cyswllt â’r corff sydd wedi ei gontractio i gynnal yr arolwg hwnnw. Bydd y corff hwnnw’n defnyddio’ch manylion ar gyfer y diben hwnnw yn ynig, cyn eu dileu. Os nad ydych yn dymuno cymryd rhan yn yr arolygon hyn, rhowch wybod i ni.

Y Cofnod HESA

Byddwn yn anfon peth o’r wybodaeth sydd gennym arnoch i HESA. Mae HESA yn casglu’r gronfa ddata y cedwir eich cofnod myfyriwr HESA ynddi ac yn gyfrifol am y gronfa ddata honno. Mae HESA yn defnyddio’r wybodaeth hon yn uniongyrchol ei hun, er enghraifft i gyhoeddi ystadegau ar fyfyrwyr mewn addysg uwch. Mae HESA hefyd yn trin gwybodaeth a gedwir yn y gronfa ddata ar gyfer cyrff eraill. Rhaid i’r holl ddefnyddiau ar Gofnod Myfyrwyr HESA gydymffurfio â’r Ddeddf Gwarchod Data.

Mae HESA yn elusen gofrestredig ac yn gweithredu ar sail ddi-elw. Gall godi tâl ar gyrff eraill y mae’n darparu gwasanaethau a data iddynt, er mwyn talu ei chostau.

Data personol sensitif

Os rhowch wybodaeth inni am eich statws o ran anabledd, ethnigrwydd, tueddiadau rhywiol, ail-bennu rhyw, beichiogrwydd/ mamolaeth neu grefydd, cedwir y rhain yng Nghofnod Myfyrwyr HESA er mwyn cynorthwyo i fonitro cyfle cyfartal ac i ddileu gwahaniaethu anghyfreithlon yn unol â’r Ddeddf Cydraddoldeb. Ni fydd HESA yn defnyddio’r meysydd hyn mewn unrhyw ffordd a allai arwain at eich adnabod chi.

Defnyddir Cofnod Myfyrwyr HESA at bedwar diben cyffredinol:

Diben 1 – Swyddogaethau cyhoeddus

Ystadegau a data addysgol

Mae rhai cyrff yn defnyddio Cofnod Myfyrwyr HESA i’w helpu i gyflawni eu swyddogaethau cyhoeddus yng nghyswllt addysg yn y DU. Mae’r cyrff hyn yn gyd-reolwyr ar ddata Cofnod Myfyrwyr HESA, yn unol â thelerau’r Ddeddf Gwarchod Data. Mae’r sefydliadau hyn yn cynnwys:/p>

  • Yr Adran Busnes, Arloesi a Sgiliau
  • Llywodraeth Cymru
  • Llywodraeth yr Alban
  • Yr Adran Cyflogaeth a Dysgu, Gogledd Iwerddon
  • Cyngor Cyllido Addysg Uwch Lloegr
  • Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru
  • Cyngor Cyllido Addysg Bellach ac Uwch yr Alban
  • Yr Asiantaeth Addysgu
  • Yr Adran Addysg
  • Cyngor Cyffredinol Gofal Cymdeithasol (a’i olynwyr)
  • Cynghorau Ymchwil
  • Yr Asiantaeth Cyllido Sgiliau

ac unrhyw gyrff a fo’n eu holynu. Gall y cyrff hyn gysylltu gwybodaeth a geir yng Nghofnod Myfyrwyr HESA â gwybodaeth arall a gadwant. Er enghraifft, mae’r Adran Addysg a’r Adran Busnes, Arloesi a Sgiliau yn cysylltu Cofnod Myfyrwyr HESA â’r Gronfa Ddata Genedlaethol ar Ddisgyblion. Defnyddir y data cysylltiedig er mwyn deall addysg uwch a’i heffeithiau.

Defnyddiau eraill

Gall rhai cyrff hefyd ddefnyddio Cofnod Myfyrwyr HESA i’w helpu i gyflawni swyddogaethau cyhoeddus nad ydynt yn gysylltiedig ag addysg. Gall y defnyddiau hynny gynnwys y canlynol:

  • Gwaith gan y Swyddfa Ystadegau Cenedlaethol, Cofnodion Cenedlaethol yr Alban, ac Asiantaeth Ystadegau ac Ymchwil Gogledd Iwerddon o ran mesur lefelau poblogaeth a mudo.
  • Gwaith gan y Swyddfa Archwilio Cenedlaethol o ran monitro gwariant cyhoeddus.
  • Gwaith Swyddogion Cofrestru Etholiadol o ran monitro cywirdeb cofrestri etholiadol.

Diben 2 – Defnyddiau gweinyddol

Cymwysterau blaenorol – Os ydych wedi’ch cofrestru mewn sefydliad yn Lloegr: Mae’n bosibl y byddwn ni a Chyngor Cyllido Addysg Uwch Lloegr (HEFCE) yn cymharu eich data chi â chofnodion addysgol o flynyddoedd blaenorol, er mwyn helpu i bennu lefelau eich cymwysterau presennol. Gall hyn, yn ei dro, effeithio ar y ffioedd y mae gofyn i chi eu talu neu p’un a oes lle ar gael i chi astudio gyda ni.

Myfyrwyr nad ydynt yn byw yn yr UE – Os ydych chi’n fyfyriwr o’r tu allan i’r UE, gall awdurdodau mewnfudo’r Deyrnas Unedig ofyn inni ddarparu data arnoch. Gall yr awdurdodau hyn drin eich data personol er mwyn cyflawni eu swyddogaethau cyhoeddus yng nghyswllt mewnfudo.

Ni ddefnyddir eich cofnod HESA i gymryd penderfyniadau arnoch chi, ac eithrio at y defnyddiau hynny sydd wedi’u hamlinellu dan Ddiben 2.

Diben 3 – Cyhoeddiadau HESA

Mae HESA yn defnyddio Cofnod Myfyrwyr HESA i gynhyrchu cyhoeddiadau ystadegol. Mae’r rhain yn cynnwys rhai cyhoeddiadau Ystadegau Cenedlaethol a gwasanaethau gwybodaeth rheoli ar-lein. Bydd HESA yn gofalu ymlaen llaw i sicrhau nad oes modd adnabod unigolion o’r data a drinnir at Ddiben 3.

Diben 4 – Cyfle cyfartal, ymchwil, newyddiaduraeth a phrosesu arall lle ceir budd dilys

Gall HESA a’r rheolwyr data eraill a restrwyd dan Ddiben 1 hefyd gyflenwi data i drydydd partïon lle ceir budd dilys o wneud hynny. Mae enghreifftiau o ddefnydd at y diben hwn yn cynnwys:

  • Monitro cyfle cyfartal
  • Ymchwil – Gall hon fod yn ymchwil academaidd, ymchwil fasnachol neu’n ymchwil ystadegol arall lle y mae hyn er budd y cyhoedd
  • Newyddiaduraeth – Lle byddai’r cyhoeddiad dan sylw er budd y cyhoedd e.e. tablau cynghrair
  • Darparu gwybodaeth at ddefnydd myfyrwyr a darpar-fyfyrwyr

Mae defnyddwyr y gellir cyflenwi data iddynt at Ddiben 4 yn cynnwys:

  • Cyrff yn y sector addysg uwch
  • Darparwyr addysg uwch
  • Ymchwilwyr academaidd a myfyrwyr
  • Cyrff masnachol (e.e. cwmnïau recriwtio, darparwyr tai, cyflogwyr graddedigion)
  • Undebau
  • Cyrff all-lywodraeth ac elusennau
  • Cyrff llywodraethol lleol, rhanbarthol a chenedlaethol
  • Newyddiadurwyr

Mae data a gyflenwir gan HESA i drydydd partïon yn cael eu darparu o dan gontractau sy’n gofyn am beidio ag adnabod unigolion o’r data a gyflenwir. Ceir copi o gytundeb safonol ar gyflenwi data ar www.hesa.ac.uk.

Ynglŷn â Hysbysiad HESA ar Gasglu Manylion gan Fyfyrwyr

Caiff Hysbysiad HESA ynglŷn â Chasglu Manylion gan Fyfyrwyr ei adolygu’n gyson. Mae’r fersiwn diweddaraf i’w weld ar www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection/notices. Gall mân ddiweddariadau i’r Hysbysiad Casglu Manylion gan Fyfyrwyr (yn cynnwys newidiadau i enwau cyrff ac eglurhad ar ddibenion a nodwyd ynghynt) ddigwydd ar unrhyw adeg. Ni cheir diweddariadau o bwys (megis diben neu ddefnydd gweinyddol newydd) yn amlach nag unwaith y flwyddyn.

Eich Hawliau Chi

Yn unol â Deddf Gwarchod Data 1998, mae gennych hawl i weld y data arnoch a gedwir gan HESA. Bydd yn rhaid ichi dalu ffi fach am hyn. Am fwy o wybodaeth am Gofnod HESA ar Fyfyrwyr, ewch i www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection neu anfonwch e-bost i data.protection@hesa.ac.uk

Gwybodaeth ychwanegol am warchod data ym Mangor: www.bangor.ac.uk/governance-and-compliance/dataprotection/