Deon Colegau a Phenaethiaid Adrannau

Beth os aiff rhywbeth o’i le?

Pe bai rhywbeth yn digwydd o fewn eich Coleg / Adran, byddai’r canlyniadau arnoch chi, eich cydweithwyr a’r Brifysgol yn dibynnu ar nodweddion a difrifoldeb y digwyddiad.

Cyfrifoldeb y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch yw adrodd ar rai digwyddiadau ac anafiadau y mae’n rhaid hysbysu AGID amdanynt, felly rhaid hysbysu’r Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch am yr HOLL ddamweiniau a digwyddiadau cyn gynted ag y bo modd, fel y gellir cyflawni’r ddyletswydd gyfreithiol. 

Caiff y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch gynnal ymchwiliad ond, ym mhob achos, dylai eich Cydlynydd Diogelwch eich hun ymchwilio i ddigwyddiadau fel na fyddant yn digwydd eto.  

Rhan AGID

Os bydd AGID yn cymryd diddordeb mewn digwyddiad, neu’n cynnal ymchwiliad ffurfiol i ddigwyddiad, yna bydd y cysylltiad ag AGID, fel rheol, trwy’r Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch a, lle bo’n briodol, â Chyfreithwyr y Brifysgol. Bydd y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch yn egluro wrthych chi a’ch staff yr hyn sy’n digwydd, yr hyn a all ddigwydd, a bydd hefyd yn sicrhau bod y Brifysgol yn cydweithredu’n llwyr â’r Arolygwyr. Mae rhwystro gwaith arolygydd o AGID neu ymchwiliad gan AGID yn drosedd.

Fel Deon Colegau a Phenaethiaid Adrannau, efallai y cewch gyfweliad gan Arolygydd/ Arolygwyr AGID; gall hyn fod fel ‘tyst’ i ddigwyddiad (nid oes angen ichi fod wedi gweld y digwyddiad i fod yn dyst, am ei bod yn bosibl ichi fod yn ‘dyst’ i’r modd y gweithredwyd systemau, pa systemau rheoli oedd yno, a’r modd y caiff / câi diogelwch ei reoli, etc). O’r cyfweliad hwn, cytunir ar ddatganiad tyst, a byddwch chi’n ei lofnodi. 

Fodd bynnag, os bydd yr Arolygydd/ Arolygwyr o’r farn y gallech fod â rhan yn y digwyddiad, gallant roi cyfweliad i chi ac i unrhyw un arall (yn cynnwys aelodau o’r Cyngor a’r I-G etc) dan ‘rybudd’ fel rhywun a ddrwgdybir – yn unol â’r Ddeddf Heddlu a Thystiolaeth Droseddol.

Mae cyfweliad ‘dan rybudd’ yn debyg i gyfweliad gan yr Heddlu, lle darllenir eich hawliau wrthych, a lle caiff y cyfweliad, ran amlaf, ei recordio ar dâp, etc. Dan yr amgylchiadau hynny, bydd y Brifysgol yn darparu Cyfreithiwr, os oes angen un arnoch, i fod gyda chi. Sylwch fod y math hwn o gyfweliad yn brin, ac nad ydynt, fel rheol, yn digwydd ond ar ôl digwyddiadau difrifol a lle credir bod rhywun â rhan uniongyrchol yn achos y digwyddiad.

Bydd AGID yn penderfynu, weithiau mewn cysylltiad â Gwasanaeth Erlyn y Goron, a ddylid erlyn, ynteu a fyddai cosbau eraill, megis cyflwyno Rhybudd Gwella, Rhybudd Gwahardd neu rybudd ffurfiol yn briodol; gallant hyd yn oed dynnu’n ôl yn llwyr os ydynt yn teimlo’n fodlon ynglŷn â’ch dulliau o reoli a gweithredu.

Cysylltu â’r Heddlu

Mae cysylltu â’r Heddlu’n brin, ond os yw’r digwyddiad yn ddigon difrifol (marwolaethau, trais neu drafnidiaeth y ffyrdd yn bennaf) bydd yr Heddlu’n aml yn arwain ymchwiliad, gan gydweithio mewn cysylltiad agos ag AGID os yw’r digwyddiad yn gysylltiedig â gwaith neu â’r Brifysgol. Fel rheol, bydd y cysylltiad ffurfiol a’r cyswllt â’r Heddlu yn digwydd trwy Swyddfa’r Cofrestrydd’ Fodd bynnag, caiff yr Heddlu gysylltu a chyfweld â thystion a phobl a drwgdybir heb gysylltu â chi nac â’r Brifysgol. 

Unwaith eto, lle bo’r Heddlu’n gysylltiedig, bydd y Brifysgol yn darparu Cyfreithiwr ar gyfer yr aelodau staff hynny sy’n cael cyfweliad neu’n destun ymchwiliad.

Ymholiadau gan y wasg a’r cyhoedd

Dylid cyfeirio’r holl gysylltiadau ag aelodau’r Wasg a’r Cyhoedd trwy’r Cyfarwyddwr Cysylltiadau Cyhoeddus a / neu ei staff. 

Hawliadau sifil

Lle bo aelod o’r staff, myfyriwr neu aelod o’r cyhoedd yn dwyn achos yn erbyn y Brifysgol am iawndal, caiff y mater sylw trwy Swyddog Yswiriant y Brifysgol, sydd â’i swyddfa yn yr Adran Gyllid. 

Yn yr amgylchiadau hynny, bydd yn ofynnol ichi ddarparu copïau o’r holl waith papur sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad cyn gynted ag y bo modd, am fod yn rhaid darparu’r holl waith papur o fewn amserlen benodol. Mae peidio â datgelu unrhyw ddogfennau perthnasol yn drosedd, a gall ragfarnu amddiffyniad yn erbyn hawliad am iawndal.

Damweiniau a digwyddiadau sy’n dod i sylw AGID

Bydd y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch yn ymchwilio ymhellach i’r rhan fwyaf o ddamweiniau a digwyddiadau a ddaw i sylw AGID. Gall hyn fod ar ffurf archwiliad safle a chyfweld â thystion, neu drwy asesiad bwrdd gwaith ar waith papur perthnasol. Lle bo’n briodol, llunnir adroddiad ar y digwyddiadau hynny, a gyflwynir i AGID ar gais.

Yr holl ddamweiniau a digwyddiadau

Rhaid i chi neu eich staff ymchwilio i bob damwain a digwyddiad a, lle bo’n ofynnol, rhaid cyflwyno gwelliannau fel na cheir digwyddiadau cyffelyb eto. Lle bo ymchwiliad gan AGID ar fin digwydd, gohirir yr Ymchwiliad Colegol / Adrannol hyd nes y bydd y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch yn cyfarwyddo fel arall.

Rhaid inni i gyd ddysgu o ddigwyddiadau i ddeall beth aeth o’i le a pham – yn aml, ceir hyd i’r gwir achos y tu hwnt i’r hyn sy’n amlwg, a gall bwyntio at fater ehangach.  Dyma’r rheswm fod yn rhaid ichi anfon copïau o’ch holl adroddiadau ar ymchwiliadau Colegol / Adrannol i’r ddamwain / digwyddiad i’r Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch.